Administración documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Cuando hablamos de administración Documental, o gestión documental, nos hacemos a la idea de anaqueles llenos de portafolios, mamotretos de papeles, portapapeles, AZ,folders, cajones llenos de documentos arrumados uno encima de otro, libros de registro, carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel, los ficheros o kárdex(que permiten recuperar cierta información mediante sistemas de codificación y clasificación) además, en segundo plano imaginamos, cualquier cantidad de polvo aquietado de tiempo atrás en dichosestantes….. Y ni que decir de la persona o personas (administradores, archiveros y bibliotecarios) que están al frente del manejo de los dichosos anaqueles de los cuales les hablo: todos ya entrados en años,arrugados por el paso inexorable del tiempo y por el polvo que ha maltratado su piel, después de tantos años de trabajar en lo mismo. Entonces, haciendo alusión a lo anteriormente descrito digo yoque “! Cualquier cosa, parecida con la realidad, es mera coincidencia!”

Pero, la verdad es diferente; hoy por hoy, pese a que esta es una actividad casi tan antigua como la escritura, o que quizánació al “unísono” debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos, la gestión documental a tomado unapartida importante, en la organización institucional y empresarial. Diría que todo este tipo de documentos, tuvieron su proceso de evolución y se fueron plasmando en forma sucesiva en tablillas dearcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los intereses documentales.

Después de muchos años de hacer de lagestión documental “un arte”, paulatinamente van apareciendo las tecnologías o medios informáticos que nos diseñan un método más avanzado para reestructurar el manejo documental físico, apareciendo...