Administracuion del tiempo

La gestión del tiempo eleva la productividad





Vayamos por partes. Organizamos nuestra actividad, dedicamos un precioso tiempo a planificar, tomar decisiones o reunirnos. Todo esto estiempo de trabajo. Tiempo que, nosotros más que nadie, debemos gestionar como oro.

¿Cuáles son los síntomas de una mala gestión del tiempo? Reuniones sin hora de finalización o, lo que es peor, conhora de finalización que jamás se cumple.

¿Cuántas veces nos reunimos y sólo conocemos dos o tres aspectos de la reunión? La hora de comienzo, el lugar y las personas con quien nos reuniremos. Aveces conocemos el motivo principal, motivo que inexorablemente deriva en otros motivos también importantes y vitales para la empresa y, por tanto, hay que abordarlos. Son reuniones que yo llamo ´derepaso´. Suelen acabar por agotamiento o porque hay otra reunión que precisa de alguno de los asistentes a la primera.

¡Huyamos de este tipo de reuniones! Cuestan dinero, horas y motivación de nuestrosdirectivos. Sólo en horas, podemos hacer unos cálculos muy sencillos. Multipliquemos dos reuniones a la semana, por tres horas, por 40 semanas, por una media de 5 directivos, por una media de 60euros la hora y obtenemos el dinero que más o menos perdemos en reuniones de este tipo: 72 mil Euros al año. Esto es aplicable a una empresa de no más de mil empleados y no más de 40 directivos.

¿Cómoremediarlo? Es imprescindible conocer el motivo, el lugar y las personas, sí. Un requisito imprescindible es conocer la hora de comienzo y la hora prevista para finalizar la reunión. Es importanteentregar documentación previa, junto al orden del día y aquello que necesitan que nosotros preparemos o aportemos. Importante también conocer al final las conclusiones, los compromisos de tareas o losacuerdos. Deberíamos hacer reuniones con un mínimo de rigor, aunque sólo sea por obtener mejores resultados, que no es poco.

Reuniones informales: Éstas suelen durar menos, eso sí, pero también...