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Una forma efectiva de llevar la agenda

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Tema: Productividad de ventas |
Algo tan sencillo como no saber llevar una agenda puede tener resultados desastrosos en la productividad. El primer problema que se plantea al programar las tareas sobre una base diaria es que se está cayendo en la cultura de urgencias, se está contemplando sólo el corto plazo, cuando lo que deberíaplantearse primero es el largo plazo. Y desde ahí, solo desde ahí, el medio, y luego, el corto plazo.
 
 
La mayoría de las personas acostumbran a apoyarse en una programación diaria ya sea en un trozo de papel, un bloc de notas, una agenda normal, agenda digital o electrónica.
En una ocasión estaba con un cliente con el que estaba llevando un programa de coaching para aumentar suproductividad personal. Desde nuestras primeras sesiones mi cliente siempre llegaba con su agenda en mano y lápiz o bolígrafo a la mano.  A veces tomaba nota de fechas y otras solo las memorizaba.
 
¿De atrás para adelante? o ¿de atrás para el frente?
Un día le pregunte a mi cliente si podía compartir conmigo como organizaba sus actividades. Mi cliente se puso a reír y me dijo: ‘Mira esta casi todavacía’. Aunque mi cliente vivía con mucho estrés pues todo el tiempo estaba en función de urgentes y constantemente se pasaba apagando incendios.
Era claro que al dedicar casi todo su tiempo y energía a los urgentes le era my difícil hacer otras actividades por lo cual no podía organizarse ni a medio o largo plazo solo podía hacer las cosas del momento. Esto tenía un efecto aterrador en su productividad.Bajísima!!!!
¿Te estoy diciendo que debemos programar hacia atrás?. Sí, así es.
Sé que te parecerá raro, pero seguro que tú también lo haces. Por ejemplo, imagina que tu avión sale a una hora determinada. ¿A qué hora debes salir de tu oficina o de tu casa?.  Te plantearás a qué hora tienes que presentarte en el mostrador del aeropuerto, cuánto tardas en el taxi desde tu despacho, cuánto enconseguir el taxi… y puede que le añadas unos minutos de margen por si acaso.
¿Qué has hecho?: Programar hacia atrás.
Lo mismo deberás hacer para abordar un proyecto. ¿Cuándo quieres tenerlo terminado?, ¿Cuánto tiempo prevés para cada fase?. Eso supone empezar con un plan anual, o como poco, trimestral, y en casos infrecuentes, mensual. De ahí puedes pasar, pero no antes, al diario. No es maloprecisar compromisos en la jornada, pero deben ir precedidos por una visión general.
El anual aparece como imprescindible para quien tiene responsabilidades. Y un segundo nivel, mensual o semanal, deseable para mantener la visión de conjunto.
¿Lo más útil?: funcionar con los dos.
Programar la agenda.
Hemos dicho que planificar implica decidir qué se va a hacer y cuando debe quedarterminado. Programar es decidir cuándo hacerlo y qué recursos se precisan.
* Qué etapas preveo.
* Qué recursos precisaré, qué ayudas.
El tiempo pasa de ser considerado solo en su aspecto de plazo a participar seriamente en su calidad de RECURSO.
Hemos pues de aprender a programar no las tareas sino el recurso: el tiempo y aprender a enfocar este tiempo en aquellas tareas que realmente son productivas.
Esla única solución sensata, y aunque pueda sonar extraño, con el tiempo, como con el dinero lo que hay que programar es el recurso escaso. ¿De cuánto tiempo dispongo? ¿En qué lo quiero invertir? Y en función de esas decisiones debo asignar un tiempo a cada tarea, especialmente a visitas, reuniones, consultas, es decir a lo que se me puede alargar si no lo controlo.
Probablemente en pequeñas cosaspoco importantes es donde, insensiblemente, se nos va más de lo conveniente.
Empleamos del 50 al 75 por ciento de nuestra jornada en atender imprevistos. Y lo que es peor, abordamos compulsivamente del 50 al 90 por ciento de nuestras actividades.
Es decir, que la priorización no es deliberada, enfocada a alcanzar los objetivos, sino meramente compulsiva.
Lo correcto e inteligente es...