Administrador documental

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MUNICIPIO DE GUARNE

Código: P-SG-007 Procedimiento: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Procesos en los queaplica: Gestión del Recurso Físico Objetivo: Facilitar la búsqueda de información y organización de los documentos Versión: 01 Fecha: 19/06/06 Página 1 de 3 Documentación Registros Referencia
Ley594 de 2000 y sus Decretos Reglamentarios

ALCALDÍA

Actividad Flujograma
Inicio

Cómo se hace
1. LA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (ARCHIVO) recibe la documentación que se genera a través de laAdministración Municipal y los documentos presentados por usuarios externos. 2. LA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (ARCHIVO) determina: 2.A) Si el documento es radicable continua el procedimiento 2.B) Si eldocumento no es radicable se le coloca la fecha, se registra en la planilla y continúa con el paso 5.

Recibe documentación

B

NO Es radicable? Registra Fecha

F-SG-009

SI

Cumple normasinternas?

NO

Indica la razón por la cual se devuelve

3. LA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (ARCHIVO): si el documento es interno, verifica el cumplimiento de normas internas y el número de copiasrequeridas. Si el documento es externo se verifica que contenga la dirección del destinatario y si es recibido se verifica dirección y teléfono del remitente: 3.A) Si el documento no cumple con las normasinternas, lo devuelve a la dependencia que genera el documento, indicando la razón por la cual se devuelve y si es un documento recibido solicita al remitente el cumplimiento del requisito. 3.B) Si eldocumento cumple con las normas establecidas, se continúa con el procedimiento. 4. LA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (ARCHIVO): Le coloca número en forma consecutiva al documento, en el extremo superior derechocon el radicador designado de acuerdo a su naturaleza, ya sea interno o externo. 5. LA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (ARCHIVO): Ingresa al sistema los datos que identifican el documento. 6. LA AUXILIAR...