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PARTES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Los documentos administrativos tienen varias partes, las mismas que, según su ubicación, constituyen el "encabezamiento", el "texto" y el "término" del documento. Es preciso que estas partes, en la mayoría de los documentos administrativos, permanecen ubicadas en el mismo lugar y se las conoce con el mismo nombre.

1. ENCABEZAMIENTO
Damos el nombrede "encabezamiento" al extremo superior del documento y comprende las siguientes partes: membrete, nombre del año, lugar y fecha, código, destinatario, asunto y referencia.
2. TEXTO
Denominamos "texto" a la parte central y principal de todo documento. Las partes del texto reciben el nombre de "secciones", cuya cantidad y denominación depende de cada clase o tipo de documento. (Se estudian altratar cada documento).
3. TÉRMINO
Conocemos como "término" al extremo inferior del documento y está integrado por las siguientes partes: antefirma, firma, pos firma, sello, anexo, "con copia" y pie de página.
Las partes que acabamos de indicar son las más importantes y corresponden a los documentos administrativos más usados.
4. ESTUDIO DE LAS PARTES DEL ENCABEZAMIENTO

41. MEMBRETE
Elmembrete es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el documento. El membrete comprende, como mínimo, los siguientes elementos:
4.1.1. En los ministerios, el Gran Sello del Estado y el nombre del respectivo ministerio: '. ,., .
MINISTERIO DE LA MUJER

4.1.2. En las entidades privadas, el nombre o razón social de la empresa o entidad:
DISTRIBUIDORA"UNIVERSAL"

OBSERVACIONES:
a) El membrete, además de los elementos mínimos que hemos señalado, puede contener emblemas, figuras, dibujos, direcciones, número telefónico y de fax u otras referencias de interés. Veamos los siguientes ejemplos:

EMPRESA DE TRANSPORTES "JESÚS OBRERO" S.A.
Av. España 234, Telf. 4537651 LIMA -PERÚ

d) En los documentos de circulación interna, se puede abreviar lafecha de diferentes maneras: 15 Jun 07,15/06/07, 15-06-07 , 15-VI-07, 07-06-15.
e) Los documentos que se redactan en el período comprendido entre el uno y el nueve de cada mes llevan escrita la fecha con un cero a la izquierda, con el fin de prevenir alguna adición numérica en el futuro. Por ejemplo:
Chiclayo, 06 de Agosto de 2007
f) La denominación del lugar se separa de la fecha por medio decoma, el nombre del mes se recomienda escribir con minúscula y el año calendario no lleva coma después de la cifra de mil, así:
Huánuco, 12 de mayo de 2007
g) El lugar y fecha no tiene ubicación fija en los documentos: en la mayoría, se ubica en el encabezamiento; en otros, como en las solicitudes, las constancias y los certificados, debajo del texto, en reemplazo de la antefirma.


4.2.CÓDIGO
El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia remitente.
Las instituciones y dependencias codifican los documentos que elaboran por medidas de control y seguridad. Las copias de dichos documentos se archivan en orden cronológico y en forma correlativa para que cualquier añadido, sustracción, cambio u otra irregularidad sea descubiertafácilmente.
El código está compuesto por los siguientes elementos:
-El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra "número", con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO N°.
-El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 025;
-Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 07-; y
- Lassiglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión o barra oblicua: FCCAA-EPCA o FCCAA/EPCA.

Observaciones:
- Todo el código se subraya y al finalizar su redacción no se coloca punto ni otro signo de puntuación.
b. La cantidad de cifras o dígitos (dos, tres, cuatro o más) que se emplea en la numeración de los documentos varía considerando la...