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Almacenaje y Sistemas de Distribución Física
Unidad 3: Administración de Inventarios para lograr una Mejor Distribución.
Sesión 4

AGENDA        Inventarios Principios del control de inventarios Recuentos periódicos Recuentos cíclicos Coste de un error Importancia del control de inventarios Buenas practicas

EL CONTROL DE INVENTARIOS

Se define como "INVENTARIO" a la cantidad decada artículo que se guardan las bodegas ó almacenes y que la empresa requiere para sus operaciones.

Estos inventarios pueden ser materias primas, artículos de consumo, semi-acabados, partes y piezas, accesorios, herramientas, productos terminados, productos en proceso ó artículos para embalaje, es decir todo aquello que una empresa necesita para funcionar.

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ELCONTROL DE INVENTARIOS
El Control Interno de almacenes, se basa en garantizar la exactitud entre las existencias físicas de productos almacenados y los registros correspondientes de los mismos en el sistema informático o administrativo correspondiente. I. PRINCIPIOS BÁSICOS: 1. El Principio de la Documentación, según el cual no puede salir ningún producto del almacén sin estar debidamentedocumentado (albarán de salida) y autorizado por un Responsable independiente del Almacén (Comercial, Jefe de Fabricación, etc.).

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2. Necesidad de Auditar los Inventarios, en el sentido de comprobar que las existencias físicas en el almacén coinciden con el contenido de los registros administrativos.
- Las diferencias son inevitables y debidas a múltiples causas. - Esnecesario realizar periódicamente inventarios o recuentos físicos de los productos y comparar con el contenido de los registros de stocks.

- Algunos almacenes tienen una ficha de producto en la misma estantería (bin-card), que se actualiza manualmente en la medida que se producen los diversos movimientos de stocks.

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II. RECUENTOS PERIÓDICOS Supone un recuento completode todos los artículos, se realiza una o dos veces al año, coincidiendo con las fechas del Balance o bien aprovechando los momentos de menor actividad del almacén o aquellos en los cuales e nivel de los stocks es el más bajo del año. Las críticas a éste sistema:  Necesidad de parar la actividad del almacén, utilizando el propio personal del almacén, lo que supone un trabajo extra que hay queremunerar.

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Las críticas a éste sistema:  Dificultad de conocer las causas que motivan las diferencias o errores constatados, lo que impide tomar medidas preventivas limitándose ajustar los registros contables a la realidad física de las existencias. El inventario se realiza por personal no especializado esto dificulta el mantener un criterio unánime en la forma deefectuar el recuento.

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III. RECUENTOS CÍCLICOS

Supone un recuento diario selectivo de un determinado grupo de productos, que previamente se han seleccionado, así por ejemplo, podemos establecer un Plan para que los artículos A se recuenten una vez por mes, mientras que los artículos B o C se recontarían solamente una o dos veces al año.
Los criterios de selección: El riesgo del error.  El coste del error  La actividad del producto.

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III. RECUENTOS CÍCLICOS Ventajas:  Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando personal especializado.  Posibilita el análisis de la causa del error, mediante una investigación de las transacciones que tuvieron lugar en el período (técnica plush-back) por locual se pueden sacar estadísticas de errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.  El sistema permite una monitorización para medir la calidad de los procesos.

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III. RECUENTOS CÍCLICOS Beneficios:

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Prevención sistemática de errores.
Alto grado de seguridad en los registros. Disminución del nivel de stock y obsolescencia.

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