administradora

Elaboración de Actas
de la Asamblea
de Accionistas o Junta
de Socios
Un acta es un documento en el que se registra lo
sucedido, tratado y acordado en una reunión, junta o
asamblea. Es una evidencia histórica que da fe de la
evolución y decisiones que se toman en una sociedad.

R E Q U I S I T O S D E U N A C TA
Un acta de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, debe contener:

1_Número de acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.
2_ Órgano que se reúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas o
Junta Directiva).
3_ Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su
carácter: ordinario o extraordinario, por derecho propio, segunda
convocatoria o universal.
4_ Fecha y hora de la reunión.
5_ Lugar de la reunión: de acuerdo con el Código de Comercio(Artículos
186 y 190), la junta de socios o asamblea de accionistas se reunirá en el
domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la
totalidad de socios o accionistas. Las decisiones tomadas en
contravención de esta norma serán ineficaces.
6_ Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la
reunión, así como de la persona que actúe como secretario dela misma.
7_ Convocatoria mediante la cual se cita a todos los socios a la reunión.
Debe contener los siguientes requisitos:
Identificación del medio utilizado para realizar la convocatoria de
acuerdo con lo previsto en los estatutos. Si el medio no ha sido
estipulado, se debe convocar mediante aviso que se publicará en un
diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad(Código
de Comercio, artículos 186 y 424).
Órgano o persona que realizó la convocatoria de conformidad con los
estatutos y la ley.
Se debe informar con cuántos días de anticipación se citó a la reunión
o en su defecto la fecha en que se realizó la citación. No se tendrá en
cuenta ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión.

8_ Para efectos de verificar el quórum legal o estatutario,se debe incluir la
lista de los asistentes y el número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, es necesario
indicar el número de acciones suscritas presentes o representadas.
9_ También se deben incluir las decisiones y nombramientos aprobados,
indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
Verifique que losnombramientos hayan sido efectuados por el órgano
competente y que correspondan a cargos previstos en los estatutos o en
la ley.

Si el acta que va a registrar corresponde al nombramiento de
Representante Legal, Junta Directiva o Revisor Fiscal, usted
puede hacerlo en internet, a través del servicio de Inscripciones
Virtuales. Ingrese a camaramedellin.com, seleccione la opción
ServiciosRegistrales y en Trámites Virtuales elija Inscripciones
Virtuales. Tenga en cuenta que para hacer este proceso la
empresa debe haber renovado su Matrícula Mercantil y tener
registrado un correo electrónico de notificación judicial.

10_ Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social
respectivo o por la comisión designada para el efecto (Código de
Comercio, artículo 189).11_ Fecha y hora de la clausura.
12_ Firmas o constancia de las firmas del presidente y el secretario, o en su
defecto del revisor fiscal (Código de Comercio, artículos 189 y 431).
13_ La copia del acta debe estar autorizada por el secretario o por un
representante legal. Cuando se trate de una Fotocopia tomada de la
original, consignada en el libro de actas registrado en Cámara, debe serautenticada ante notaría.
RADICACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS:
Acérquese a las taquillas de cualquiera de las Sedes de la Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia y presente:

1_

Copia autentica del acta o fotocopia autenticada o extracto autorizado
por el secretario o algún representante de la sociedad.

2_

Adjuntar la aceptación del nombramiento, si en el acta de la asamblea...