Administrcion Documental
Páginas: 7 (1662 palabras)
Publicado: 27 de abril de 2012
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
TRABAJO PRESENTADO A LA TUTORA: ROCIO ASTUDILLO ESCOBAR
EVALUACION ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BOGOTA ABRIL 2012
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
TRABAJO PRESENTADO POR: ANA ADELA PULIDO CUADROS
EVALUACION ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES
ACUERDO 060 DE 30 OCTUBRE 2001
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BOGOTAABRIL 2012
INTRODUCCION
Implementar la gestión documental en prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de lasactividades propias de cada dependencia o área. Organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la organización. Con un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que seaplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros.
PROCESOS DE PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS.
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto deArchivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapasdel ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1 Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.
PRODUCCION
PRODUCCION
Imagen 1
DISPOSICION
FINAL
DISPOSICION
FINAL
RECEPCION
RECEPCION
DISTRIBUCION
DISTRIBUCION
CONSERVACION
CONSERVACIONTRAMITE
TRAMITE
CONSULTA
CONSULTA
ORGANIZACION
ORGANIZACION
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
1.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Acuerdo 060 del 2001
Art. 2 y 3…
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio dedocumento privado.
Acuerdo AGN 060 de 2001
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
1.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad odependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM,discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas....
TRABAJO PRESENTADO A LA TUTORA: ROCIO ASTUDILLO ESCOBAR
EVALUACION ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BOGOTA ABRIL 2012
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
TRABAJO PRESENTADO POR: ANA ADELA PULIDO CUADROS
EVALUACION ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES
ACUERDO 060 DE 30 OCTUBRE 2001
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
BOGOTAABRIL 2012
INTRODUCCION
Implementar la gestión documental en prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de lasactividades propias de cada dependencia o área. Organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la organización. Con un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que seaplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros.
PROCESOS DE PRODUCCION, RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS.
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto deArchivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapasdel ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1 Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.
PRODUCCION
PRODUCCION
Imagen 1
DISPOSICION
FINAL
DISPOSICION
FINAL
RECEPCION
RECEPCION
DISTRIBUCION
DISTRIBUCION
CONSERVACION
CONSERVACIONTRAMITE
TRAMITE
CONSULTA
CONSULTA
ORGANIZACION
ORGANIZACION
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
1.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Acuerdo 060 del 2001
Art. 2 y 3…
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio dedocumento privado.
Acuerdo AGN 060 de 2001
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
1.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad odependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM,discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas....
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