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DEFINICIÓN DEEXPEDIENTE

El término expediente puede referirse, entre otras acepciones:
al conjunto de los documentos relacionados con un asunto o negocio 1 (véase expediente (derecho) y docket)
a la relación de trabajos realizados por un funcionario o empleado (véase currículum vitae);2
a la historia académica de un estudiante.

Expediente es un término con origen en el vocablolatino expedĭens, que procede de expedīre (“dar curso”, “acordar”). El concepto tiene diversos usos y significados de acuerdo al contexto.

Un expediente es el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden.

Por ejemplo: “El abogado estuvo revisando el expedientedurante horas para determinar cuál es la mejor forma de encarar la defensa del acusado”, “Los familiares de las víctimas denunciaron la desaparición del expediente del Juzgado Número 7”, “En el expediente queda claro que el gobernador aceptó sobornos de la empresa a cambio de un permiso para la construcción del hotel”.

La definición de expediente varía incluso según el país. En general, setrata de un instrumento administrativo que recopila la documentación imprescindible que sustenta un acto administrativo.

En el caso de España, y a raíz de lo que es el desarrollo de Internet y de las nuevas tecnologías, se ha producido la aparición de lo que se conoce como expediente judicial electrónico. Gracias a él la Justicia puede ofrecer un servicio público mucho más eficiente, rápido yseguro pues ahora aquella cuenta con los expedientes electrónicos de cualquier caso.

El despacho, la causa y el curso en un negocio, el medio que se utiliza para solucionar una dificultad, la diligencia en la gestión de algo y el proceso que permite establecer un juicio sobre la acción de un individuo también reciben el nombre del expediente.




¿Para qué se necesita un expedienteelectrónico?

El mecanismo tradicional para los procedimientos administrativos en la órbita de los organismos públicos, es el Expediente. Históricamente consiste en un conjunto de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que requiere ser trasladado entre los funcionarios para que lo lean y actúen sobre él.
El trasiego de los papeles que forman el expediente entre las personas, entre oficinas y entrediferentes organismos, resulta en una ejecución ineficiente, costosa y con impacto ambiental. Además existen riesgos: extravío, pérdida de confidencialidad, sustracción de fojas, deterioro de los papeles y el acceso no autorizado a los documentos.
Entre los costos relevantes está la impresión, el traslado de personas y papeles, así como su almacenamiento y preservación.
El expediente electrónico,mantiene el espíritu de esta forma documental, pero eliminando los principales inconvenientes del papel, aumentando la transparencia y eficiencia en la gestión.
Algunos de los beneficios logrados en clientes que han implantado INTEGRADOC para gestionar sus expedientes de forma electrónica:
Aumento de la eficiencia, menores tiempos al buscar, procesar y trasladar documentos.


Mayorseguridad, al reducirse la pérdida o deterioro de documentos físicos.


Dado el soporte electrónico, se logra una mayor confidencialidad de los asuntos que lo requieren.


Reducción de costos de impresoras, insumos, traslado de papel.


Menor huella ambiental derivado del ahorro de papel, energía y residuos.


Trabajo remoto (casa / viajes), aumentando eficiencia y reduciendo costos.Auditoría y control total sobre los documentos y actuaciones.


Capacidad de trabajo concurrente y colaborativo, sin necesidad de fotocopias.


Posibilidad de medir la gestión en orden de mejorarla.


Más información sobre los Expedientes Electrónicos.






1º DOCUMENTO: concepto y tipología.
a) Concepto de documento:
Para la Real Academia Española documentar significa "probar...