ADMINSITRACI N DE DOCUMENTOS

ADMINSTRACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS

El proceso de digitalización de documentos consiste en capturarlos mediante un
dispositivo denominado escáner y generar un archivo de imagen reflejo del mismo,
que puede ser almacenado, compartido y visualizado por varias personas incluso
de forma simultánea. Si se trata de un expediente jurídico compuesto de varias
hojas estaríamos hablando de unageneración masiva de documentos de imagen,
almacenados en algún medio magnético en principio sin ordenar y sin clasificación
alguna. Si el proceso de digitalización es de calidad, las imágenes
correspondientes a los documentos son sorprendentemente legibles desde los
monitores de computadora y, en ocasiones, se supera la calidad de los
documentos originales. De considerarse necesario, existenprocedimientos
automatizados de “limpia” de imágenes consisten en hacer más nítida la imagen;
quitando bordes negros, aclarando zonas obscuras, quitando manchas, etc. Lo
que permite que la totalidad de los documentos digitalizados sean legibles.
El proceso de limpieza de imágenes constituye un gran beneficio para los
documentos que ya pasaron anteriormente por el escáner. Debido a que el costo
más alto dela digitalización lo conforman los costos de mano de obra; el costo de
reescanear una imagen resulta muy alto. Por este motivo, el “limpiar” una imagen
ya escaneada es un excelente medio para evitar este problema, aunque implica
por supuesto, mayor tiempo de procesamiento.
Existen empresas que realizan el servicio de digitalización. Algunas instituciones
concesionan tales procesos,despreocupándose de la adquisición de equipos o
redistribución de personal. Se presentan distintas alternativas para que cualquier
institución, sea grande o pequeña, pueda optar por la más viable de acuerdo a sus
requerimientos.
Los escáners realizan el proceso de digitalización, básicamente funcionan como
una fotocopiadora que en vez de copiar a papel transforma el contenido del
documento leído en un archivoelectrónico conteniendo la imagen del documento
físico. Un archivo de imagen puede contener varias hojas dependiendo de cómo
se quiera explotar posteriormente el archivo digital. Existen escáners orientados a
brindar distintas soluciones, desde los que admiten sólo alimentación manual,
hasta los de alta velocidad con alimentación automática y escaneo en el orden de
160 páginas por minuto o más, entreellos existen alternativas intermedias que
cubren una amplia gama de prestaciones. El precio de los escáners varía según la
velocidad, calidad y funcionalidad de su software.
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Un escáner de alta velocidad con software para procesamiento electrónico de
documentos tiene un costo aproximado a $30,000 dólares.
La gestión electrónica de documentos en este caso jurídicos implica no sólo el
reemplazode los archivos físicos por la digitalización de expedientes para ser
depositados en medios electrónicos de almacenamiento.
Luego de la digitalización tenemos las imágenes correspondientes a los
documentos sin ordenar y sin clasificar. Los escáners de alimentación continua
almacenan los archivos de imágenes con nombres numéricos correlativos, los de
alimentación manual a lo sumo el operador puedeguardar el archivo nemotécnico
que ayude a asociarlo posteriormente. Pero esta tarea manual es en la práctica
muy limitada. Los atributos o datos referenciales son claves para la búsqueda y
localización de los documentos digitales. No es muy práctico realizar el esfuerzo
que demanda el proceso de digitalizar para sólo tener una gran colección de
archivos digitales a los cuales no se les puedaacceder por ningún criterio de
búsqueda, ni realizar explotación alguno de los datos que contienen.
El Electronic Document Managment (EDM) o la gestión electrónica de documentos
(GED) surge a raíz de la aparición de las tecnologías ópticas para la captura de la
información y ha ido evolucionando rápidamente desde los años 80. En esas
primeras etapas el EDM se definía básicamente como el sistema de...