ADMINSITRACIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS

ADMINSITRACIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
PARTE 1


En la actualidad la administración de proyectos es una actividad altamente requerida en cualquier empresa, sin embargo no es bien conocido por todos el trabajo que realiza un administrador de proyectos y la importancia que genera un buen manejo de un portafolio de proyectos dentro de cualquier empresa. En este ensayo se pretenderetomar todos los conceptos aprendidos a lo largo de esta primera etapa en cuanto a la materia de Administración de Proyectos, Programas y Portafolios.

Como punto de partida es necesario entender lo que es un portafolio de proyectos, ya que de este se desprenden todas las actividades e importancia que toma un Project Manager y el rol que este desempeña, en donde incluso se ve mas frecuentementela creación de departamentos dedicados exclusivamente a estas actividades para la selección, priorización y administración de proyectos, conocidos como oficina de proyectos con sus modelos, planeación y operación.

Hay que tener en cuenta que un portafolio de proyectos es el punto principal que reúne un conjunto de proyectos que necesita ser administrado por alguien para obtener mejoresbeneficios en cuanto al desarrollo y operación de una empresa. Es aquí cuando aparece la figura del Project Portfolio Manager, quien según J. Heagney (2012) establece que la responsabilidad principal del PPM es asegurarse que el trabajo sea entregado en tiempo y forma dentro del presupuesto y los alcances establecidos por la empresa, debiendo tener loas habilidades de gestión y liderazgo.

Por loque se refiere a la oficina de proyectos, se considera el área que define y mantiene los estándares de los procesos relacionados a la administración del portafolio de proyectos dentro de una organización, destacando la forma en que se definirá su operación en cuanto a la selección, priorización y ejecución de los proyectos que tomen parte de la empresa, teniendo en consideración la forma en queserán administrados ya sea contratando un equipo consultor que trabaje en conjunto con el departamento destinado a dichas actividades o si los directores generales de una empresa así lo deciden, delegar todas las actividades al grupo consultor que ellos contraten. Con esto el grupo consultor o el Project Manager adquiere la responsabilidad de asegurarse que los intereses de la empresa se cumplan endonde tendrán que adoptar la misión y visión de la misma.

Un Project Manager tiene la tarea de conocer tanto el trabajo técnico como el administrativo para poder gestionar cada uno de los diversos proyectos con el que cuenta dentro de su portafolio, teniendo así el conocimiento necesario para la toma de decisiones de los proyectos administrados impulsando a la empresa para su desarrollooptimizando recursos económicos y humanos. Estas habilidades deben de ser lo mejor conocidas por el PM pues en la parte de priorización de proyectos deberá tener en cuenta diversos factores como el valor, los beneficios, los riesgos y el impacto en los recursos, que le lleven a tomar la mejor decisión para su selección y ejecución.

Otra rasgo sumamente notable es el tener en cuenta los posibles cambiosque pueden surgir a lo largo de la implementación de los proyectos, por lo que es necesario establecer un proceso de control de cambios, evitando impactar en lo menor posible su ejecución.

En conclusión, se considera que el trabajo de un Project Manager y de su equipo, es de suma importancia para cualquier empresa, ya que este les permitirá un mejor desarrollo en todos sus proyectos, tomandolas decisiones correctivas de ser necesario para la culminación de todos y cada uno de los proyectos iniciados. Evitando así la pérdida de recursos y costos innecesarios que lleven al fracaso de proyectos que tal vez no sean adecuados para la empresa, o en el caso contrario, destacando los que sean de mayor importancia para su implementación ,dedicándoles el seguimiento necesario que permita...