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MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS
MENORES

PRESENTACIÓN
En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades urgentes, imprevistas,
inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas por
los canales normales de contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles
y oportunos que respondan a esas necesidades concretas yprioritarias, tales como el uso de
recursos a través de cajas menores.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las cajas menores apunta al cumplimiento
de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las dependencias y
entidades de la Administración Distrital.
El presente documento define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la
creación, operación, control ycancelación de una caja menor en las diferentes Entidades
del Distrito Capital, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha expedido.
La elaboración del presente documento, se enmarca dentro de la normatividad vigente
sobre la materia, en especial la contenida en el Decreto Distrital No. 061 del 14 de febrero
de 2007, “Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores ylos Avances
en Efectivo”, las Resoluciones No. 354 de 2007, expedidas por la Contaduría General de la
Nación “Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su
conformación y se define el ámbito de aplicación”; y 355 de 2007, “Por la cual se adopta
el Plan General de Contabilidad Pública”, como herramienta indispensable para la
uniformidad de los registros contables, de talforma, que toda institución que maneje fondos
públicos debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con las directrices
trazadas en las resoluciones antes mencionadas.

DIRECCIÓN DISTRITAL DE CONTABILIDAD

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MENORES

I. OBJETIVOS
1. GENERAL.
Dotar a los funcionarios responsables del manejo de las cajas menores de una herramienta
adecuada para elejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los
procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así como sus responsabilidades
en el desarrollo de su labor, los que podrán ser complementados y ajustados a las
necesidades específicas de cada Entidad.
2. ESPECÍFICOS.
2.1. Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo
contable de lascajas menores en los Organismos y Entidades que conforman el Presupuesto
Anual del Distrito Capital.
2.2. Unificar criterios básicos en torno al manejo de las cajas menores, de forma que los
funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor
eficiencia en su labor.
2.3. Propender porque la Gestión de la Administración del Distrito Capital se ajuste a los
principiosde eficiencia, economía y eficacia, consagrados en la Constitución y la Ley.

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MENORES

II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
1. DEFINICIÓN
Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de
gastos de los entes públicos distritales, y su finalidad es atender erogaciones demenor
cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o
inaplazables necesarios para la buena marcha de la Administración.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables a los órganos que
conforman el Presupuesto Anual1 y las entidades Distritales con régimen presupuestal de
Empresas Industriales y Comerciales del Estadorespecto de las transferencias de la
Administración Central, las Empresas Sociales del Estado y los Fondos de Desarrollo
Local.
3. CONSTITUCIÓN
3.1. FORMALIDADES
Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante
Resolución suscrita por el Representante Legal de cada entidad, en la cual se indicarán
claramente los siguientes aspectos:
abcde-

Cuantía
Finalidad
Unidad...