Admon Cajas Menores

CÓDIGO: FN-AE-CM
FECHA DE ELABORACIÓN: 2006-08-08
PAG 1 DE 5
VERSIÓN: 0

ADMINISTRACIÓN DE CAJAS MENORES DNP

MACROPROCESO: Gestión Financiera
PROCESO: Administración y Ejecución de Recursos Financieros.
SUBPROCESO: Administración de Cajas Menores DNP
OBJETIVO: Disponer de recursos en las cajas menores, necesarios para atender los gastos generales plenamente identificados y definidos en elpresupuesto del DNP, que tengan carácter de
urgente
ALCANCE: Inicia cuando se recibe de Ministerio de Hacienda y Crédito Público la Resolución que reglamenta las Cajas Menores y termina cuando los funcionarios responsables de las cajas realizan
la legalización antes del 28 de diciembre, el cierre y el archivo de los Libros Auxiliares de Caja y Bancos.
No.

ACTIVIDADES

1

Verificar Resolución
deconstitución de
cajas menores.

2

Elaborar Proyecto
de Resolución.

RESPONSABLES

Subdirector Financiero.

Responsables de Caja
Menor.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Recibe de la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público la Resolución por la cual se reglamenta la constitución
y funcionamiento de las cajas menores, entrega a responsables de cajas menores
(aconstituir) copia de la Resolución.
Recibe copia de la Resolución de constitución y funcionamiento de cajas menores
del Coordinador Grupo de Presupuesto, con base en ésta, redacta el Proyecto de
Resolución de constitución de la caja menor, indicando monto, objeto, rubros
presupuéstales, responsable y las entregan al Coordinador Grupo de Presupuesto.
Revisa los proyectos de resolución deconstitución de cajas menores y que se
encuentre debidamente autorizada en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3

4

5

6

Solicitar cajas
menores.

Coordinador Grupo de
Presupuesto.

Revisar Proyectos
de Resolución.

Secretaría General.

Firmar
Resoluciones.

Director General.

Numerar
Resoluciones.

F-GP-01 (VERSIÓN 0)

Secretaría General.

Si no está autorizada, solicita al Ministerio deHacienda y Crédito Público
la autorización de constitución de una caja menor, continúa actividad 4.
- Si está autorizada, envía proyectos de resolución a Secretaría General,
continúa actividad 4
Recibe del Coordinador Grupo de Presupuesto los Proyectos de Resolución de
constitución de cajas menores y los revisa para su aprobación.
-

Si requiere ajustes, solicita al responsable de cada caja a travésdel
Coordinador del Grupo de Presupuesto se realicen los ajustes
correspondientes para revisar nuevamente.
- Si no requiere ajustes, da Vo.Bo y las envía a Dirección General,
continúa actividad 5
Recibe de Secretaría General los Proyectos de Resolución de constitución de cajas
menores, las revisa, firma cada una y las devuelve a Secretaría General.
-

Recibe Resoluciones de constitución de cajasmenores, fecha, numera y envía
copia a la Subdirección Administrativa para que comunique mediante carta a la
compañía de seguros escogida que actualice a los responsables de cada caja
menor en la póliza global sector oficial de manejo contratada y al Coordinador del
Grupo de Presupuesto para que constituya las cajas menores.

DOC. / REGISTRO

CONTROL

TIEMPO
(Horas)

Resolución por la
cual sereglamenta la
Constitución de
Cajas Menores.

Anual.

1

Proyectos de
resolución de
constitución de la
caja menor.

N.A.

3

Solicitud al Ministerio
de Hacienda y
Crédito Publico.

N.A.

1

N.A.

Vo.Bo de la
Secretaría
General.

1

N.A.

Firma de Director
General.

0.3

Carta de inclusión en
la Póliza Global.

Numero
consecutivo.
Firma jefe
Subdirección
Administrativa.

0.5

Grupo de PlaneaciónDNP

ADMINISTRACIÓN DE CAJAS MENORES DNP

No.

7

8

ACTIVIDADES

Constituir Cajas.

Tramitar
Elaboración de la
Orden de Pago.

RESPONSABLES

Coordinador Grupo de
Presupuesto.

Funcionario Grupo
Central de Cuentas.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Recibe Resoluciones de constitución de cajas menores firmadas, asigna número
interno para cada resolución, expide Certificado de Disponibilidad Presupuestal,
ver...