Admon

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARMEN
UNIDAD ACADÉMICA CAMPUS III
FACULTAD DE INGENIERÍA


INGENIERÍA MECÁNICA
ÉTICA PROFESIONAL
ING. RENÉ SÁNCHEZ HEREDIA

COMO INVESTIGAR Y APLICAR UN CHECKLIST; MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Ciudad del Carmen, Campeche, a 8 de mayo de 2013
Al realizar un evento, toma en cuenta los siguientes puntos a manera de checklist para planificarlo exitosamente:Define bien los objetivos:
· Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón o razones por la que quiere organizar el evento, debes establecerla de manera clara antes de comenzar la planificación; muchos eventos suelen fracasar debido a objetivos mal definidos.
· Plantéate si es realmente necesaria la organización del evento, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmenteeficaz de llegar al público beneficiario.
Creación de un comité de planificación:
· Establece un comité de planificación, el cual debe incluir:
o Patrocinador o su representante
o Representantes de todos los implicados en el evento (entidades oficiales, instituciones, público beneficiario, etc.)
· Conforma a los miembros del comité de acuerdo a la responsabilidad que tengan de trabajar en equipo ysean competentes en la toma de decisiones. Recuerda que en un comité planificador no siempre es mejor contar con más personas, sino con las necesarias para la ejecución de actividades.
· Nombra a un coordinador que se encargue de resumir las ideas y esté autorizado para tomar decisiones; además puede ser la única persona competente en ordenar los gastos a fin de controlarlos.
Identifica a tupúblico beneficiario:
· Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y sus necesidades reales. Puedes realizar encuestas con el fin de identificar acertadamente ambos elementos.
· Investiga lo que hacen tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales.
· Si resulta importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia si es convenienteorganizar un evento multidisciplinario, como por ejemplo incluir video-conferencias o su difusión en Internet.
Fija un presupuesto:
· De ser posible, basa tu presupuesto en las estadísticas anteriormente obtenidas.
· Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial ya que los recursos financieros disponibles influyen directamente en las demás decisiones quehabrás que tomar.
· Determina quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada parte de los gastos
· Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos posibles.
· Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de la responsabilidad civil imprescindible para la realizaciónde eventos.
Formato y duración del evento:
· Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario.
· Sé realista al establecer la duración del evento.
Prevé la asistencia:
· Calcula la asistencia prevista y no te dejes llevar por el optimismo.
· Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta, así podrás ahorrartemucho dinero y estrés a la larga.
· Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete.
· Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.
· Ten en cuenta si tu evento exigirá medidas de seguridad.
· Toma las medidas necesarias para los asistentescon alguna discapacidad.
Establece una programación:
· Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.
· Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, boletos de avión, comidas y salas de reunión o lugares de celebración.
· Ten en cuenta las fiestas...