admon

CUESTIONARIO RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
Diapositivas Producción Documental
1. Clasificación de los documentos
2. Valores de los documentos
Acuerdo 060
3. Definición de: Comunicaciones oficiales y correspondencia
4. Qué normas se deben tener en cuenta para la conservación documental?
5. Qué entiende por Imagen Corporativa, según este acuerdo?
Diapositivas Unidad deCorrespondencia
6. Qué es para usted la unidad de correspondencia en una entidad?
7. Qué servicios presta la unidad de correspondencia?
8. Mencione algunas recomendaciones para prevenir atentados en la unidad de correspondencia.
Recibo de Documentos
9. Qué es Gestión Documental?
10. Qué norma dice que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia?
11.Cuando hay varias regionales, cuántas unidades de correspondencia deberán existir: _______________________________ y cuando hay varias sucursales en una misma ciudad, cuántas se requieren? ______________________________
12. Hay dos formas para llevar a cabo los procedimientos de recibo y despacho de documentos: __________________ y __________________
13. Según el destinatario, cómo se clasificanlas comunicaciones? ______ y ________
14. Cuáles son los (7) pasos para el recibo de documentos:
15. Cuáles son las clases de Recepción? Dé ejemplos de cada una
16. Qué labor se cumple en el paso de Recepción?
17. En qué consiste la clasificación de documentos?
18. En qué grupos se separan los documentos?
19. En qué consisten la revisión de documentos?
20. Qué debe hacerse con un anónimo?21. En qué consiste la radicación de un documento?
22. Qué se hace en el Registro?
23. Cuál es el último paso del procedimiento de recibo de documentos?
Despacho de Documentos
24. Mencione los (8) pasos para el despacho de documentos
25. Cuando se elabora una comunicación oficial, cuál es la cantidad de copias y cómo se distribuyen?
26. Mencione las clases de copias
27. Quiénes puedenfirman documentos en una entidad?
28. El número consecutivo y fecha en donde debe ir estampado?
29. Mencione los servicios del correo
30. Qué oficina realiza la numeración de los Actos Administrativos?
31. Qué debe hacerse si hay errores en la numeración de estos actos administrativos?
32. Qué haría usted con las comunicaciones enviadas vía fax y correo electrónico?

DESARROLLO CUESTIONARIODiapositivas producción documental

1. Clasificación de los documentos

Los documentos se clasifican según:
Soporte: Papel, cinta u otros soportes.
Autor: documento público o privado.
Finalidad: Documentos dispositivos, testimoniales e informativos.
Función en el tiempo: Vitales, importantes, útiles y no esenciales.
Tramitación: Documentos corrientes, semicorrientes y no corrientes.2. Valores de los documentos
Valor primario o inmediato: presenta una serie de facetas:
Faceta administrativa.
Faceta legal.
Faceta contable.
Faceta fiscal.
Faceta técnica .
Valor secundario o mediato: son aquellos documentos que se conservan permanentemente; ejemplo: leyes y decretos. Los valores secundarios se clasifican en:
Cultura.l
Histórico.
Científico.

Acuerdo 060
3.Definición de: Comunicaciones oficiales y correspondencia
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.




4.Qué normas se deben tener en cuenta para la conservación documental?

Cada organización es responsable de la correcta conservación de los documentos, y es por esto que deben adoptar las siguientes normas:
NTC 4436: Aplicable para papel. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez...