Adquisiciones, Gestión Y Control De Un Proyecto

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Adquisiciones, gestión y control


































Introducción

Un proyecto es un conjunto de actividades que trabajan en conjunto para lograr un fin específico, con un comienzo y un fin claro, esto está sujeto a tres restricciones fundamentales: Tiempo, Presupuesto y alcance.

La gestión de proyecto, más conocida comola Gerencia, administración o dirección de proyectos es la disciplina de planear, organizar, dirigir y controlar los recursos y personas para cumplir con los objetivos y actividades previstas anteriormente para poder llevarlo a cabo de manera exitosa.

En los proyectos predominan características fundamentales como:
• Objetivos y metas (el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable ymedible)
• Calendario de actividades (programa detallado de actividades en función del tiempo)
• Complejidad manejable (hace sencillo lo complejo)
• Administra recursos (especificación de talentos, conocimientos y competencias)
• Organización matricial (define estructura, sistemas, valores, símbolos, personas y talentos)
• Sistema de comunicación y control (sistema manual o automatizado deregistro y difusión de documentación e información sobre marcha del proyecto, precisando desviaciones y correctivos)




























Gestión de adquisiciones, “concepto y funciones”


Concepto de compra:


Toda empresa necesita adquirir los recursos necesarios para ser utilizados en sus distintas operaciones.
La gestión de compras es el conjuntode actividades que realiza la empresa para satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

Principales funciones:


• Detección de la necesidad
• Solicitud y análisis de alternativas de compra
• Negociación con los proveedores
• Colocación de órdenes de compra (La orden de compra es un documento que iniciael procedimiento administrativo de compras, a adjudicar aun proveedor dicha adquisición)
• Seguimiento y activación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos
• Recepción de efectos comprados
• Almacenaje yregistro
• Entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió.

También existen actividades complementarias y derivadas de la acción de “compras” que forman parte de las funciones de compras:

• Estudio permanente del mercado de oferta (análisis de proveedores y productos actuales y potenciales)
• Formulación de pronósticos y presupuestos denecesidades (en función de los consumos previstos)
• Fijación de parámetros para optimizar las decisiones de compras (lotes óptimos de compras, puntos máximos y mínimos de pedido)
• Mantenimiento de registros de existencia (sistema de información de los niveles de stock)
• Control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.














Principios básicos.La gestión de adquisiciones del proyecto incluye los procesos necesarios para obtener bienes y servicios (productos) externos a la organización.

Esta guía considera las relaciones entre “comprador” y “vendedor” (también denominado contratista, suministrador, etc.) exclusivamente desde el punto de vista del comprador. El vendedor, por su parte, considerará su trabajo como un proyecto en elque comprador actúa como cliente.

Esta guía aplica exclusivamente a las relaciones con suministradores externos, con los que se mantiene una relación de contrato.


Procesos relacionados con la Gestión de Adquisiciones

Se precisa aplicar seis procesos para la gestión de adquisiciones del proyecto. Estos procesos se presentan en la siguiente figura y son los siguientes:


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