Adquisiciones - metodologia de uso en un proyecto

| Universidad para la Cooperacion Internacional - MAP81 |
| 06 de febrero de 2011Ofelia Madriz
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[Adquisiciones – Metodologia para su uso en un proyecto] |
El documento describe una metodología según los lineamientos del Project Management Institute para planificar, ejecutar, gestionar y cerrar adecuadamente las adquisiciones en un proyecto. Ilustrando los conceptos comunes y lasventajas de su aplicación. |

Adquisiciones- Metodología para su uso en un Proyecto

Las adquisiciones en un proyecto son críticas para cumplir los objetivos exitosamente. Entender que es una adquisición en un proyecto, los insumos necesarios, los procesos y sus salidas es fundamental para implementar una metodología funcional de acuerdo al ciclo de negocio de la organización y el objetivo delproyecto.
El propósito de una adquisición o abastecimiento es llevar a cabo todos los pasos necesarios para abastecer a la organización de productos o servicios que no se encuentran disponibles dentro de la empresa y son requeridos para llevar adelante al proyecto.
Todo proyecto requiere recursos para su ejecución, si están disponibles en la empresa, deben ser asignados al proyecto durante la etapade planificación, sino se debe documentar la necesidad de adquirirlos externamente.
Para poder describir una metodología para la gestión de adquisiciones debemos familiarizarnos con varios conceptos que se utilizan constantemente en los procesos de logística y compras, tales como:
* Proveedor: persona o empresa externa a la organización que brinda el producto o servicio requeridoestableciendo una relación a corto, mediano o largo plazo con la organización encargada del proyecto.
* Oferta o propuesta: documento que presenta el o los proveedores con los detalles del producto o servicio que se requiere, incluye descripción, características, restricciones y precio del producto y/o servicios
* Contratos: es el establecimiento legal de la relación cliente - proveedor
El primerproceso que se debe realizar para una adecuada gestión de adquisiciones es la planificación. Los insumos que deben ser analizados para este proceso son:
* La línea base de alcance describe el proyecto, sus necesidades, requerimientos, entregables e identifica cuales actividades requieren abastecimiento de recursos externos.
* La documentación de requisitos que describe lascaracterísticas que deben de satisfacer las adquisiciones.
* El registro de riesgos del proyecto que debe ser actualizado con los riesgos que representan abastecerse de recursos externos.
* Acuerdos contractuales que están establecidos con empresas externas para la ejecución del proyecto se incluyen los roles, responsabilidades, niveles de servicio entre otros.
* Requisitos de recursos de laactividad describen las necesidades que se deben satisfacer con las adquisiciones
* Cronograma del proyecto indica las fechas cuando se requiere tener disponibles los recursos externos
* Estimación de costos de las actividades permite determinar el presupuesto para las compras de los recursos externos
* Línea base del desempeño de costos permite determinar el impacto de las adquisiciones enel presupuesto general del proyecto.
* Factores ambientales de la organización que influyen en el proceso de planificación como son las condiciones del mercado, la disponibilidad de los recursos necesarios, los proveedores y términos y condiciones de la adquisición.
* Activos de los procesos de la organización brinda información sobre proyectos anteriores, lecciones aprendidas y losprocesos de la organización que deben seguirse para emitir una orden de compra o firmar un contrato para la adquisición del producto y/o servicio.

Considerando todo estos insumos, se debe analizar si la empresa y/o equipo de proyecto puede hacer el producto y/o brindar el servicio internamente, o si se debe comprar a una empresa externa. Esta decisión es usualmente limitada por el presupuesto y...