Adre

Bogotá, noviembre 8 de 2012








IPT -12-08-29


Señores
MANSAROVAR ENERGY COLOMBIA LTD.
Atn. Departamento de Procurement
Ciudad


REF: PROPUESTA AUDITORIA DE ASEGURAMIENTO DEL MANEJO GENERAL DE LAS BODEGAS DE MATERIALES



De acuerdo con su amable invitación, nos permitimos presentar nuestra propuesta de servicios,para el Asegurar el proceso

PROPUESTA TECNICA



1. Objetivo de la Propuesta




Presentar a Mansarovar Energy una oferta para Asegurar el proceso de Gestión Documental de Mansarovar de acuerdo a las políticas y procedimientos internos de Mansarovar y reglamentación y normatividad vigente.


2. Objetivos



Los objetivos expuestos por Mansarovar son:


Verificar elcumplimiento del proceso de gestión documental desarrollado en
Mansarovar.

➢ Verificar el cumplimiento del proceso de gestión documental, de acuerdo con
➢ los lineamientos de la Ley General de Archivo.












➢ Verificar el avance de la implementación de las tablas de retención documental elaboradas para Mansarovar.
➢ Asegurar la trazabilidad, completitud eintegridad de los documentos almacenados en el archivo inactivo, archivo central, archivo de gestión.

3. Alcance


ALCANCE

➢ Verificar las políticas vigentes de gestión documental y su cumplimiento con la Ley General de Archivo.
➢ Revisión física y pruebas de recorrido de los documentos (años 2010 y 2011); el Auditor seleccionará una muestra igual al 5% de cada una de las áreasinvolucradas en Mansarovar, se debe incluir el archivo físico de Bogotá (2011 – 2012) 1173 expedientes, Campo Velásquez (años 2010 y 2011) 246 expedientes y Campo Jazmín (años 2010 y 2011) 404 expedientes.
➢ Evaluar el proceso de digitalización documental empleado en MECL.
➢ Asegurar el cumplimiento del contratista externo SETECSA de acuerdo con lo establecido en el contrato de GestiónDocumental vigente.
➢ Verificar el proceso de implementación de la política de transferencia
➢ documental (físico y digital de MECL).
➢ Realizar una evaluación de las funciones asignadas al Comité de Archivo de Mansarovar y su correspondencia con los procesos actuales de archivo.
➢ Evaluar los planes de acción establecidos para los riesgos del área de Archivo y Correspondencia.
➢Evaluar el proceso de eliminación de documentos que cumplen el ciclo vital del proceso de gestión documental, en especial en custodia externa.
➢ Realizar la trazabilidad de la correspondencia entrante y recibida del año 2012. Enviada 1529 registros, Recibida 4739 Registros. Se evaluará el 5% de la correspondencia enviada. Verificar de la correspondencia enviada si la persona que firma estádebidamente autorizada; dicha verificación deberá ser constatada contra la matriz de autorización para el envío de documentos.
➢ Realizar un arqueo al inventario de papelería del centro de copiado ubicado en el piso 11 de la torre Mansarovar en Bogotá. El total de ítems que se manejan equivale a 200. Para tal efecto, el proponente seleccionará una muestra del 10%.










4 Plande Trabajo




• Definir el grupo de Trabajo y el programa de auditoría.
• Efectuar viaje a campo.
• Determinar la eficiencia del procedimiento para el manejo y administración de las bodegas de MECL y Asociación
• Establecer cantidad física de las existencias, el estado de los ítems y si las cantidades en inventarios representan correctamente los inventarios depropiedad de la empresa y están en existencia. Se realizaran dos conteos de ser necesario y se conciliaran las diferencias. , para dar cumplimiento se debe tener en cuenta las siguientes aspectos:


✓ Rotación de inventario.

✓ Costo de los materiales.

✓ Disposición física.


• Revisión de los procedimientos vigentes relacionados con el manejo y administración de la...