aduana
Páginas: 7 (1619 palabras)
Publicado: 16 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS
Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
Si solo vienefotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipodocumental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivode Gestión.
Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:
Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subseccionessiguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipodocumental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numeraro signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.
4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:
La numeración o signatura se hará aplicando las normas ISAD-G, a las unidades archivables.
El principal objetivo consiste en proporcionar reglas generales para el establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma de los nombres de losproductores de archivos y también describen todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental y por ende su localización.
Las ISAD (G) se basan en unas reglas de descripción multinivel que son:
Descripción de lo general a lo específico.
Las descripciones resultantes se representan en una relación jerárquica de la parte al todo,que va del nivel más amplio al más específico.
Información pertinente al nivel de descripción.
Se proporciona solo la información que sea adecuada al nivel que se esta describiendo.
Interconexión de descriptores
Se relacionará cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, en su caso, y se identificará el nivel de descripción.
No repetición de información
Lainformación común a todas las partes se incluirá en el nivel más alto que sea adecuado. No se repetirá en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto" (Normas Isad-g, 2004).
El sistema de ordenación dentro del Archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión o bien la unidad...
Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.
Si solo vienefotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.
Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.
Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipodocumental de biblioteca, separar e incluirlo como parte del fondo documental en la Sección de Bibliografía.
El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada pieza documental en sus diferentes etapas.
Enviar al Archivo de Correspondencia mediante listas de remisión e inventariar la documentación que ha cumplido su vigencia administrativa, con aprobación de los Coordinadores del Archivode Gestión.
Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo de Correspondencia.
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:
Esta se realizará mediante la utilización de Secciones documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
Luego se archivara en Subseccionessiguiendo la línea esquemática del Cuadro de Clasificación.
El fondo documental se divide por clases y tipos documentales. La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc.) y se archivaran donde este previsto para ello el cuadro de clasificación.
La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipodocumental es el formato que se le da a la información en el soporte.
Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.
4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:
Una vez separado el material en Secciones, subsecciones y series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numeraro signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico Cronológico por días, mes y año.
4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:
La numeración o signatura se hará aplicando las normas ISAD-G, a las unidades archivables.
El principal objetivo consiste en proporcionar reglas generales para el establecimiento de encabezamientos que normalizan la forma de los nombres de losproductores de archivos y también describen todos aquellos atributos que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental y por ende su localización.
Las ISAD (G) se basan en unas reglas de descripción multinivel que son:
Descripción de lo general a lo específico.
Las descripciones resultantes se representan en una relación jerárquica de la parte al todo,que va del nivel más amplio al más específico.
Información pertinente al nivel de descripción.
Se proporciona solo la información que sea adecuada al nivel que se esta describiendo.
Interconexión de descriptores
Se relacionará cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, en su caso, y se identificará el nivel de descripción.
No repetición de información
Lainformación común a todas las partes se incluirá en el nivel más alto que sea adecuado. No se repetirá en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto" (Normas Isad-g, 2004).
El sistema de ordenación dentro del Archivo, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión o bien la unidad...
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