AF Papel De Trabajo

Cliente
XxxXXX
Periodo terminado
31 diciembre 20XX
Preparado por
Sebastián Gilles.- David Dupuy.- Alexis Ulloa.- Pablo González
Fecha

Referencia


Control TF25K3-01-02-01 2622-CS01
En Ventanilla Unica de Documento Tributarios (VUDT), se reciben todos los documentos tributarios y no tributarios. Todos los Documento Tributarios recibidos, por el Encargado de Recepción de Tesorería, sonescaneados. El Scaner a su vez asigna un Folio Unico correlativo a cada Documento Tributario, el cual se imprime al reverso en forma automática. A través de este Folio Unico se mantendrá la integridad de la información de cada Documento Tributario en los procesos de verificación, contabilización y pago. Los Documentos no Tributarios se recepcionan con Anexo B, el cual es foliado por el Encargado deRecepción con un correlativo interno de Tesorería, al que se anota la fecha y hora de la recepción quedando una copia en poder de la persona del Area Usuaria. Luego se registra en una planilla de control en Excel los folios recibidos, indicando la sociedad, cantidad de documentos y persona de Control Interno al que se asignó el folio. Dicha información se respalda diariamente en la carpeta de seguridadque posee Tesorería en la red, en archivos mensuales.
Riesgo que Mitiga
-DOCUMENTO TRIBUTARIO: AL SCANEAR NO SE ASIGNE FOLIO
-DOC NT: ENCARGADO NO ASIGNA FOLIO
Frecuencia
Diaria
Tipo de Control
Manual – Preventivo – autorización








Control TF25K3-02-04-01 2622-CS02
Los Documentos Tributarios que están fuera de plazo por pérdida de IVA, deben ser aprobados por personal de la GerenciaTributaria, quien firma y timbra las facturas vencidas. Sin esta autorización el Encargado de Control Interno no contabiliza y procede a rechazar los documentos.
Riesgo que Mitiga
Contabilización de documentos FUERA DE PLAZO RECONOCIDOS COMO IVA
Frecuencia
Diario
Tipo de Control
Manual – Preventivo – Revisión de la gerencia







Control TF25K3-07-01-01 2622-CS15
Tanto el sistema Invoice como elsistema SAP tienen validadores que impiden que un mismo documento tributario nacional sea ingresado 2 veces. En Invoice, el sistema valida que para un Documento Tributario (nacional o extranjero) no se repita el RUT y el Nº del documento. En SAP el sistema valida que para un Documento Tributario (sólo nacionales) no se repitan conjuntamente el Código de Acreedor, N° de referencia, Fecha de Emisión,Clase de Documento e Indicador de Impuesto.
Riesgo que Mitiga
-DUPLICIDAD DE DOCUMENTO
Frecuencia
Diario
Tipo de Control
Automatico – Preventivo -




Control TF25K3-03-01-01 2622-CS03
Documentos Tributarios: En una primera etapa los Encargados de Control Interno son responsables de verificar la información interpretada por el sistema Invoice (sólo datos de forma), la que se compara con los datosde la imagen digitalizada del documento. En caso de haber datos erróneos u omisiones de información estos se corrigen o se digitan en forma manual. Una vez que el Encargado de Control Interno revisa y aprueba todos los datos del documento se activa el envío por correo electrónico a la persona responsable de la compra, quien recibe un mail con los datos y copia de la imagen digital. Todos los datosvalidados, fechas de recepción y aprobación, nombre de la persona que verificó y aprobó, y la dirección de correo al que se despachó la información quedan almacenados en el sistema y se pueden visualizar en el Informe de Gestión de Documentos Digitalizados, que posee SAP. Documentos no Tributarios: Los Encargados de Control Interno, revisan la información física y respaldos contra lo ingresadopreliminarmente en el sistema SAP y si la información está correcta según lo indicado en procedimiento, los documentos son contabilizados y timbrados en señal de conformidad y luego entregados al Área de Pagos, con una nómina de los Anexos B aprobados.
Riesgo que Mitiga
Ingresar Erróneamente documentos tributarios y No tributarios
Frecuencia
Diario
Tipo de Control
Manual – Preventivo – Autorización...