Agenda de trabajo

INTRODUCCIÓN
En la siguiente actividad veremos un ejercicio práctico en el cual determinaremos los Murphy o las interrupciones que tiene un directivo y a continuación se presentara una entrevista que se llevo acabo a CFE al L.A.E. Raymundo Chávez Hernández, encargado de Administración de Zona Matehuala. La entrevista tiene como objetivo identificar las interrupciones y que estrategias hatenido que utilizar para evitar estas interrupciones constantes. También en esta entrevista veremos las interrupciones que ha tenido en alguna actividad importante, lo que él hace cuando está muy ocupado o que llegan visitas inesperadas y hablando en general las interrupciones que tiene diarias y la duración de cada una de ellas. También veremos como estas interrupciones llegan a alterar la agenda detrabajo.
Además se muestra una grafica para poder identificar con facilidad que porcentaje tiene cada interrupción. Así que también se sugieren propuestas para prevenir las alteraciones de un día de trabajo, y evitarlas para que el directivo no se distraiga de sus actividades importantes y pueda controlar las alteraciones. Se sugiere un formato para que se lleve un control de estas interrupcionesy tenga mejores resultados un día lleno de actividades con menores interrupciones.

En cuanto nosotros mencionaremos formas y criterios para poder prevenir las alteraciones en la agenda de trabajo y cómo podemos atender esas interrupciones rápidamente para poder seguir con la actividad pendiente. En esta actividad aprenderemos a tomar decisiones, poner en marcha planes, elegir alternativas ycursos de acción con base en criterios sustentados.




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ENTREVISTA:
1.- ¿Cuál es su nombre?

2.- ¿Qué puesto ocupa y qué nombre recibe?
Administrador de Zona
Administración
3.- ¿Ha sido interrumpido en Actividades Importantes? Si
¿Cuáles? Por ejemplo cuando se tiene una reunión importante existen urgencias, por ejemplo vanpersonas para que les firme un cheque o algún documento.
4.- ¿Qué hace cuando ésta ocupado y llegan visitantes inesperados?
Si no es algo urgente les menciono que regresen después y pospongo el día y pongo otra hora, también depende de la actividad a realizar.
5.- ¿Ha tenido usted citas o juntas inesperadas? Si
¿Qué hace? Ver la relevancia de su situación, y si en ese momento se atraviesa otraactividad hay que atenderla en casos importantes.
6.- ¿Usted ha tenido que salir al exterior por alguna situación laboral? Si
Por ejemplo:
Los motivos son por actividades que hay que tener con otras empresas o reuniones en otras áreas y en agenda se posponen las actividades que tenía que realizar y en caso de ser actividades que tenga que hacer para ese día tengo que terminarla y después me voy ala reunión.

7.- ¿Tiene usted exceso de reuniones?
Sí, pero se requieren. ¿Sabe el motivo?
* Indicadores (analizar).
* Costos y gastos de la empresa.
* Comunicación con áreas.
De acuerdo a lo antes mencionado, todas las reuniones que yo tengo son importantes, ya que existen casos en donde ocurren desviaciones y tenemos que resolverlas.
8.- ¿Qué hace con la reunión en caso deestar ocupado en la oficina, realizando actividades más importantes?
Valorar la importancia ya sea de la actividad, de la junta, de la reunión o de una videoconferencia. Por ejemplo si la actividad es más importante que la junta me quedo a realizarla para después investigar los puntos que fueron tratados en la reunión.
9.- ¿Cada cuando tiene reuniones?
Las reuniones las clasifica en dos,ejemplo:
Espontaneas: Surgen por solicitud de Información extraordinaria.
Programadas: Las programadas son las que nos informan antes de llegar la fecha establecida, ya sea al mes, por semana, etc.

10.- Aproximadamente ¿Cuántas llamadas recibe al día?
FAMILIA | JEFES | TRABAJADORES |
4 Llamadas al mes | 25 | 26 |

11.- ¿Nos puede mencionar sus interrupciones diarias y aproximadamente la...