agenda de trabajo

CAUSAS DE ALTERACIONES DE LA AGENDA DE TRABAJO
Alteraciones de la agenda de trabajo
*visitas inesperadas
-Reciba y mantenga a sus visitantes afuera de su oficina no contribuya a lasconversaciones innecesarias
-no recibir personas sin cita
- los visitantes de cuerda larga dejaran de serlo si no les permite sentarse

* Juntas inesperadas
-tratar de llevar acabo las juntas de pie llevamenos tiempo
-Invita solo a personas que su presencia sea innecesaria
-tratar de establecer los limites de tiempo y solo utiliza el tiempo determinado
-la secretaria debe tomar notas precisas*interrupciones constantes
-programen tiempo cada día para las interrupciones y eventos no programados
-no permita tomar asiento a los visitantes para que no se queden mucho tiempo
-si alguienpregunta tiene un minuto? Conteste que no
-sacar las sillas extras de la oficina
- la secretaria se levanta y dirige a su visitante hacia la puerta

* Llamadas telefónicas
-marcar los puntos adiscutir antes de comenzar la llamada
-terminar rápido las platicas innecesarias
- establecer un horario tranquilo aceptando llamadas de urgencia
- la secretaria debe conseguir las respuestas de lasllamadas que el jefe no acepto

*Exceso de reuniones
-preguntarse si la reunión es realmente necesaria
-ver si se podría sustituir con una llamada telefónica
-si se puede tomar la decisión sinla necesidad de una reunión
-mantener un limite de tiempo
* Exceso de urgencias
-evite hacerlo solo usted mismo entrene a su personal para que pueda hacerlo
-pedir soluciones por escrito

*Visitas al exterior
-haga una lista de las cosas importantes que se tienen que hacer antes de salir de la empresa
-preguntar si alguien más podría hacer la actividad fuera de la empresa

*incompetencia de los jefes
-cancele actividades no productivas
-tomar decisiones aunque les falte información algunos riesgos son inevitables.

GUION DE ENTRVESTA
1.- ¿Cuál es su nombre?


2.-...