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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA ARCHIVO
ACUERDO 037 DE 2002. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
SERVICIOS DE DEPÓSITO Y CUSTODIADE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
1. EDIFICACION
UBICACIÓN. Características del terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
ASPECTOS ESTRUCTURALES. La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas parasoportar una carga mínima de 1200 kgm/m2 , si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.
AREAS DE DEPÓSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas parala conservación del material documental.
DISTRIBUCION DE AREAS. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partirde las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería. Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Unidades de conservación. Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje quegaranticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.






2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES:
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación,contaminantes atmosféricos e iluminación.
Humedad relativa y temperatura.
Ventilación
Filtrado de aire
Iluminación
Seguridad. Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
Mantenimiento Esindispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
Parágrafo. Como principio general de aplicación se tendrán en cuenta las características climáticas de la región, las cuales por su variabilidad permitirán en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parámetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangosde estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, más aún cuando se trate de conservación permanente de documentos de archivo.
SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN:
Conservación integral. Previo a los tratamientos oestablecimiento de programas de conservación preventiva, conservación o restauración, se debe realizar un examen diagnóstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. Así mismo deberá implementarse el seguimiento, control y evaluación de los programas o procesos ejecutados. Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clínica.
Unidad del...