Agrupacion documental

AGRUPACIONES DOCUMENTALES DEL FONDO O FONDOS DOCUMENTALES

Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, atendiendo a su formación original, y artificiales, atendiendo a situaciones subjetivas.

Entre las primeras: el fondo, la sección, la serie, la unidad archivística.

Entre las segundas: las denominadas secciones ficticias y las colecciones.

DESCRIPCIÓN DE LAS AGRUPACIONESDOCUMENTALES

Las normas o directrices de descripción de archivos facilitan el propósito en los fondos archivísticos y sus correspondientes agrupaciones. Se deben utilizar y adaptar según las necesidades de cada archivo, lo que lleva al estudio de las necesidades de descripción y las verdaderas posibilidades de adaptación de las normas. Es importante trabajar en sistemas de gestión de archivosabiertos y extensibles. Por este motivo el ejercicio de descripción de agrupaciones documentales, se elabora fundamentalmente con el estándar internacional.

COLECCIONES VERSUS FONDOS DOCUMENTALES

Hoy en día, la Archivística diferencia perfectamente el fondo de la colección: el fondo es un conjunto de documentos producidos en un contexto relacional normalizado, y su función es informar yprobar; la colección es la reunión de documentos como fruto del saber y de la voluntad creadora, y su función es informar. El primero se entiende agrupado en la secuencia de su producción, mientras que la segunda puede ser e resultado de la alteración o destrucción de la relación natural y justa entre el todo y la parte, que motiva la transformación del fondo archivístico en una colección de piezasimportantes y valiosas que sirven para unos fines determinados, pero no a la memoria total de una sociedad o de un individuo en sus aspectos más diversos. Es decir, un tratamiento inadecuado de los documentos archivísticos puede alterar su naturaleza, y convertirlo de fondo en colección.

ELEMENTOS MÍNIMOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UNA AGRUPACIÓN DOCUMENTAL:

Cuando se ha procedido a unaidentificación de las agrupaciones documentales, se ha obtenido su cuadro de clasificación correspondiente, así como la detección y alta de los sujetos productores esenciales de la documentación, se disponen de los elementos mínimos de descripción de cada agrupación documental para proceder a lo que se conoce como descripción multinivel, son los siguientes:

1. Código de referencia.
2. ElTítulo.
3. El Productor.
4. Las Fechas.
5. La Extensión de la unidad de descripción.
6. Nivel de descripción.
Cuando se describen las agrupaciones documentales del ejemplo seleccionado; “Reformas propuestas por el Vicepresidente de Colombia”, se procede a lo que se conoce como proceso de descripción multinivel que comporta una serie de aspectos esenciales para su correctaaplicación:

* Descripción de lo general a lo particular: Es decir, antes de proceder a la descripción del expediente, se necesita describir el fondo de procedencia, agrupaciones documentales dependientes del fondo, secciones, series, etc. hasta alcanzar el nivel del expediente que nos compete. Esto también supone la necesidad de un proceso de identificación de cada agrupación, preparación del cuadrode clasificación y alta de los sujetos productores y principales autoridades que forman parte de la documentación a tratar.

* Información Pertinente para el nivel de Descripción: Se tratará en la medida de lo posible ser pertinentes y ajustar los datos y contenidos de cada agrupación documental, atendiendo a su nivel de descripción. En concordancia con el principio de lo general a loparticular, El fondo constará de datos macro-estructurales y generales que permitan conocer su desarrollo y características documentales. Ello no da pie a elaborar descripciones de las secciones o series que contempla, puesto que corresponden a otro nivel de descripción que será enlazado o vinculado posteriormente.

* Vinculación de las Descripciones: El concepto de enlace y vinculación de las...