Agrupacion Documental

LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION
Al interior de las organizaciones publicas o privadas los archivos juegan un papel esencial.Lejos de aquella imagen que los concibe y situa como depositorios de papeles inutiles, los archivos son, o mas bien deberian ser, conciderados como el autentico reflejo de las instituciones. En efecto, mas alla de la imagen historicista a que se condena alos archivos, estos no no son otra cosa mas que la imagen dpropia de la institucion que los produce.
Los archivos en tanto colecciones organizadas de informacion registran el curso de las actividades cotidianas, sustantivas o no, de las intituciones.Los archivo acreditan y documentan la evolucion juridico-administrativa de las organizaciones. A pesar del avance de las nuevas tecnologias es en losdocumentos tradicionales donde se registra el curso cotidiano de las actividades de los organismos.
Los archivos son producto y sedimiento natural de la actividad de las instituciones que acreditan, a traves de los documentos que guardan en ellos, su relacion cotidiana con la sociedad y con el entorno del que forma parte.
Gracias a los archivos las organizaciones pueden afirmarse comoinstituciones con capacidad de respuesta organizada; de hecho la cabal integracion de archivos permite la propia institucionalizacion de las organizaciones, en tanto que las personas pasan por ella dejando registrada, la actividad que desarrollan.
Los archivos son, entonces, un instrumento primordial de las organizaciones, un recurso esencial que correctamente organizado puede constituirse en memoria ytestimonio de la evolucion de su entidad productora

Los procesos de organizacion
El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentacion organizada, de tal forma que la informacion institucional sea recuperable para el uso de la administracion en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia..
Ley 594 de 2000, titulo1, articulo 4°, inciso a)fines de los archivos.
Laorganizacion de archivos es un conjunto de operaciones tecnicasy administrativas cuya finalidad es la agrupacion documental relacionada en forma jerarquica con criterios organicos o funcionales para revelar su contenido.
La organizacion de archivos presupone:
* conocimiento previo del estado general de la documentacion
+ nivel de organizacion documental
+ estado fisico de la documentacion+ condiciones fisco-ambientales de los depositos
*Conocimiento de la historia de la documentacion
*conocimiento de las entidades productoras
La organizacion documental es el puntode partia para lograr eficiencia y modernizacion administrativa, ya que los documentos producidos porlas entidades en desarrollo de sus actividades:
+ son el testimonio de su existencia
+ son el reflerente para latoma de decisiones
La organizacion documental es el proceso archivistico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificacion, ordenacion y descripcion de los documentos de una entidad.
La clasificacion documental la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecn las categorias o grupos de documentos que reflejan la estructura organico-funcional dela entidad a la cual pertenecen. La ordenacion documental es la ubicacion fisica de los documentos en secuencias naturales ( cronologicas y/o alfabeticas), dentro de las categorias o grupos definidos en la clasificacion. La descripcion documental es el proceso de analisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones , materializado en representaciones que permitan su identificaion,localizacion y repercucion de su informacion para la gestion o la investigacion.
Tambien es posible definir la organizacion dicumental como el conjunto de operaciones tecnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupacion documental relacionada en forma jerarquica con criterios organicos o funcionales para revelar su contenido-
La organizacion es el producto de realizar adecuadamente, en primer...