Agrupascion Documental

ACTIVIDAD 1:
AGRUPACION DOCUMENTAL DEL COLEGIO ANDRES BELLO

PRESENTADO POR: JOHAN ANDREY VILLAMIZAR

TUTORA: CAROLINA OSPINA

SENA VIRTUAL
ORGANIZACION DOCUMENTAL – 348375
METODOLOGIA DE LAEDUCASION VIRTUAL
CUCUTA-COLOMBIA
2012

AGRUPACION DOCUMENTAL:
INSTITUCION EDUCATIVA COLEGIO ANDRES BELLO

ALMACENAMIENTO, ESTADO FISICO DE LA DOCUMENTACION Y CONDICION FISICO-AMBIENTALES DELOS DEPOSITOS
Esta institución cuenta con una buena organización documental, debido, al gran número de estudiantes que maneja por año, ya que a este lo supervisa el Ministerio de Educación Nacional.El almacenamiento de estos archivos se hace en un archivador el cual facilita su durabilidad y su estado físico.
El lugar donde se encuentran estos archivadores es una sala especial que cuenta conun ambiente climático adecuado y una debida limpieza diaria, también cuenta con una desinfección y fumigación para evitar la proliferación de las plagas que pueden causar serios daños en estosdocumentos.

NIVEL DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Este nivel de organización documental se contiene en una base de datos montada a través de una página web, este nuevo sistema de organización documentalinicio en el presente año (2012) , suplantando al anterior que se basaba en archiveros, esto no quiere decir que se dejo de utilizar, en el se guardan los archivos históricos de la institución.DESCRIPSION DEL ACTUAL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN:
El sistema está protegido con contraseñas que son entregadas al personal directivo, docente y administrativo y que permiten al acceso a partes específicasdel sistema.
Para su mejor operación, está dividido en cada uno de los Macroprocesos del sistema lo que facilita la localización rápida de cualquier información que se requiera
Cada uno de losarchivos que se encuentran en este sistema pueden ser descargados en los computadores de la institución para ser diligenciados e impresos según su necesidad.
Es importante tener instalad0 un lector PDF...