Alba

Aunque las técnicas básicas de la gestión documental ya se llevan aplicando desde hace décadas en el uso del control de documentos en formato de papel, y a lo largo de los años ha ido evolucionando,nos concentraremos en nuestra exposición en la definición de qué debería comprender un sistema de gestión documental avanzado, y cómo podemos integrar los documentos internos y externos, en formato depapel, con la gestión de documentos electrónicos, y la influencia que tienen las nuevas herramientas y sistemas de gestión documental de última generación en los procesos de negocios relacionados conla creación, administración, control y gestión de documentos. Comenzamos con una breve explicación de los términos, para luego pasar a ilustrar con un ejemplo posibles aplicaciones. Finalmente,resumiremos los principales beneficios de los sistemas de gestión documental.

Definición del término "gestión documental"

El significado del término "gestión documental" ha ido evolucionando a lolargo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.

Un ejemplo de definición de gestión documental la podemos en encontraren wikipedia.org:

"Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir larecuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía."

Un documento, en su más directo sentido, engloba todo tipo de documentación escrita. Entre los muchos tipos mencionaremos aquí, a modo de ejemplo,algunos relacionados con los procesos de administración y negocio más comunes, tales como: notas, actas, informes, acuerdos, contratos, albaranes, facturas, expedientes, formularios, etc., incluidas las...