Alfabetico

Sistemas de clasificación.  Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.  Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación.  En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.
Sistema alfabético.  Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando enconsideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos.  Se puede archivar alfabéticamente por:  nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).
Sistema numérico.  En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente.  Cada documento se ordenaconforme a un número sin considerar ningún otro elemento.  Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tieneque estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Factores que influyen en la selección del sistema de archivo
- Clase de documentos que se archivarán, frecuencia de consulta, cantidad de usuarios delarchivo, cantidad de documentos recibidos y procesados en un período, forma en que son solicitados los documentos (alfabético, geográfico, numérico, temático o combinación de ellos), método de control y seguimiento de documentos que sea más eficaz, plan de transferencia que se utilizará.
Procedimiento para archivar:
Inspeccionar (Cerciorarse de que los documentos  estén listos para ser archivados);clasificar,(decidir bajo que nombre se archivará);codificar,(Indicar nombre o asunto decidido en la clasificación); distribuir( los documentos se coleccionan en grupos dependiendo del asunto, lugar o nombre señalado en la clasificación; guardar(Colocar los documentos en las carpetas respectivas dentro de las gavetas)
Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,   fecha,  número,  lugargeográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.
Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente enel lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico.
ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros EspinosaJorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la...