algo

3. Planificació d’un acte protocol·lari



En qualsevol acte públic, ja sigui de caràcter oficial o privat, cal una planificació prèvia per tal que tot transcorri amb normalitat i de manera ordenada segons allò que està previst. Aquesta planificació anterior s’ha de recollir en un projecte escrit que tingui com a objectiu la seva futura execució. La realització d’un projecte previ permetràpreveure tots els aspectes que cal tenir en compte amb antelació, cosa que ajudarà, si escau, a realitzar les modificacions oportunes.


3.1 Esquema bàsic del projecte d’organització d’un acte


3.1.1 Introducció

Descripció de l’acte

Objectius

Dates de realització

Responsable de l’organització


3.1.2 Disseny i programació de l’acte (descripció tècnica)


El responsable del’organització ha de dissenyar l’acte i plasmar-lo en un programa preliminar que anirà concretat a mesura que es vagin confirmant les opcions de dates, lloc, horaris, assistència de personalitats i altres aspectes secundaris. Es tracta de l’explicació detallada de les característiques.


Descripció del lloc: ciutat, plaça, monument, edifici, saló etc.

Descripció del local i manerad’habilitar-lo: la decoració: exterior (senyeres...), interior, (floral, tapissos diferents colors...)

Projecte de calendari (llocs dies i hores).

En l’elecció de la data cal tenir en compte coincidència amb altres actes que, per la seva naturalesa, puguin comprometre les autoritat a què es pensa convidar o que, `per la seva rellevància oficial o social puguin acaparar excessivament l’atenció dels mitjansde comunicació.

Descripció de les persones o grups de persones que hi intervenen: els convidats, el públic en general els seus moviments etc.....


3.1.3. Protocol de l’acte

El desenvolupament de qualsevol acte ha de seguir un ordre predeterminat. És denomina protocol de l’acte a la previsió de tots eles elements que hi intervenen.


a) Previ a la celebració

Llista de convidats:s’ha de confeccionar un llistat provisional de totes les persones a qui s’enviarà invitació. Ha de constar el nombre de convidats i la seva categoria. Ha de constar quan arriben i en quin mitjà de transport, el nombre de vehicles previst i les preferències gastronòmiques per raons culturals o religioses. El Departament de protocol ha de tenir un llistat actualitzar de les persones que han de serconvidades als actes que l’empresa organitzi. Exemple de llistat:



Nom:
Tractament:
Càrrec:
Empresa:
Adreça:
Telèfon/ Extensió:
Telèfon Mòbil:
Fax:
Correu electrònic:
Adreça privada:
Estat civil:
Data d’aniversari:
Actes als que ha estat convidat:
Actes als que ha assistit:
Acompanyat per:
Aficions:
Preferències gastronòmiques:
Observacions:




Lloc


Exterior: recepcióde personalitats, arribada de vehicles, personal de seguretat (escoltes, policia....) aparcament dels vehicles, ubicació de la premsa i altres mitjans de comunicació, col·locació de banderes exteriors i altres detalls oficials...

Interior: sala on es rebran els convidats, qui els haurà de rebre, sala d’espera, col·locació de banderes, col·locació de personalitats, ornamentació, ubicació delpersonal de seguretat, ubicació de la premsa i altres mitjans de comunicació.

Invitacions

S’han d’enviar amb un mínim de 15 dies d’antelació. El /la secretari/ària confirmarà per telèfon que han arribat i en demanarà la confirmació per escrit de l’assistència.

Mitjans de comunicació

Necessitat o no d’informar als mitjans de comunicació en funció del tipus d’acte. Si s’opta per donarpublicitat a l’esdeveniment, es publicaran notes de premsa que s’enviaran als mitjans informatius.

Publicitat, aparcament, etc.


b) Durant la celebració

S’ha d’especificar qui serà l’encarregat de rebre a les personalitats, de la recepció distribució a la sala, la col·locació dels convidats, les presidències, les targetes identificatives, les banderes, els menús, la decoració, la...