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Capítulo 5:
Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación
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Plan de Cuentas
Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad.
Es el listado de cuentasque una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado.
Requisitos del Plan de Cuentas
Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a laevolución de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.[1]
Estructura, clasificación y codificación
Ejemplo:
1. ACTIVO GRUPO
1.1. ACTIVO CORRIENTE SUBGRUPO
1.1.1. CAJACUENTA
1.1.1.01 CAJA GENERAL SUBCUENTA
Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser:
Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos.
A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existen planes de cuentas donde sehace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.
Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura:
2. PASIVOGRUPO
2.1. PASIVO CORRIENTE SUBGRUPO
A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo:
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR CUENTA
2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA
Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo:
2.1.1.01 CxP Luis SantacruzSUBCUENTA
2.1.1.02 CxP Gonzalo Peña SUBCUENTA
Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente lassubcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A
A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:
MODELO S.A.

PLAN DE CUENTASFECHA septiembre 7, 2009




1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. CAJA, BANCOS
1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO
1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL
1.1.1.10 CAJA GENERAL
1.1.1.20 CUENTA CONTROL
1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4
1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO
1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL
1.1.2.CTAS Y DTOS X COB CLIENTES
1.1.2.01 CLIENTES QUITO
1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL
1.1.2.03 CLIENTES CUENCA
1.1.2.04 CLIENTES MANTA
1.1.3. (-)PROV CTAS INCOBRABLES
1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES
1.1.4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS
1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES
1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y...