Almacén y control

LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

¿QUÉ ES ALMACEN?
Un almacén forma parte del Sistema Logístico de una empresa.
Es el departamento responsable de guardar y ubicar los materiales, conservándolos en condiciones óptimas para su utilización.
Al almacén también se le conoce por cumplir la función de actuar en las dos etapas del flujo de materiales:

El Abastecimiento y la DistribuciónFísica.
La importancia del almacén ha sido resaltada en los últimos tiempos llegándose a expresar inclusive que la organización de una empresa se inicia en el almacén, por ser el eje o núcleo de las actividades administrativo-contables, es por esta razón que se debe dedicar tiempo y preocupación para el funcionamiento de los almacenes.
El almacén es la caja de la empresa, porque toda lamercadería que se encuentra allí depositada, es dinero que ha sido invertido y se encuentra momentáneamente inmovilizado, a la espera que sufra una transformación vía transformación en un bien o servicio final y signifique un ingreso de efectivo a las arcas de la empresa.

ORIGEN DEL ALMACÉN
El ciclo de producción esta constituido por:
- Materia prima o insumos
- Fábrica o cocina en nuestrocaso
- Producto o Servicio
- Cliente

El completar este ciclo, origina que manejemos mercadería, guardemos, compremos, transformemos, etc., lo que va a dar origen a contar con un espacio adecuado para procesar este flujo de materiales, al cual llamaremos ALMACEN esto va a estar dado en razón principalmente a:
- Nunca se podrá contar con la materia prima, en el momento preciso y en cantidadsuficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a ala mano cuando se necesite.
- Y tampoco una vez elaborado el producto se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas se termine la producción.
- Existen además factores como al demanda de un determinado bien, la escasez de productos, la misma que puede alterar los precio de los mismos de manera alcista, la obtención debuenos precios, la lejanía del lugar, que obligan a las organizaciones abastecerse de materias primas o de productos en cantidades suficientes como para que puedan progresar y seguir adelante.
- Es necesario que se controle el abastecimiento para evitar el agotamiento y la acumulación de existencias.
- Estos factores obligan a disponer de localidades donde guardar los materiales o productos que seadquieren y que deben organizarse para dar un buen servicio.

Extremos Entre los que se debate el Almacén:
Existen dos extremos entre los cuales se debate un almacén, estos son:
- El sobre stock, el cual nos conduce con cierta frecuencia a obtener artículos obsoletos o en desuso.
- El agotamiento de las existencias lo que origina las paralizaciones de producción o ventas, así como falta decumplimiento con los clientes.

Ninguno de los dos extremos es bueno, lo ideal es buscar siempre la cantidad que nos permita cubrir nuestras necesidades, sin que esto signifique una merma sustancial a la disponibilidad de caja de la empresa, para eso debeos establecer stock mínimos y máximos de productos, los mismos que se determinan luego de un periodo histórico, en el cual se han estudiado yanalizado los movimientos de insumos (ingresos y salidas) del almacén.

Hace ya varios años, se habla y se emplea bastante el sistema de justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés), que se inicio con los japoneses y luego fue seguida por los estadounidenses, a pesar que estos fueron los que enseñaron este sistema a los japoneses.

El sistema de justo a tiempo, se basa principalmente enque los proveedores suministran los insumos y material necesario en el momento preciso en que lo vamos a utilizar.

Este sistema demanda un esfuerzo y compromiso grande de parte de nuestros proveedores, porque cualquier falla que hubiera en el sistema, paralizaría toda la línea de producción de la empresa, con los consecuentes perjuicios económicos que ello implica.

FINALIDAD DE ALMACEN...