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Registro de mercancías bajo el sistema de inventarios perpetuos
Objetivo
Registrar asientos contables bajo el procedimiento de inventarios perpetuos para identificar sus ventajas y desventajas con respecto al de inventarios periódicos para poder comprender el proceso de la obtención del costo de los inventarios en las empresas donde se lleve a cabo.
Características del sistema de inventariosperpetuos
Resulta importante prestar atención al seguimiento y control de las variaciones que las existencias de mercancías puedan experimentar como consecuencia de transacciones de compras, devoluciones a los proveedores, ventas y devoluciones de los clientes, tanto en unidades físicas como en unidades monetarias.
La aplicación de un registro adecuado de inventarios se puede elegir entre unprocedimiento periódico y uno perpetuo. La diferencia fundamental entre ambos procedimientos de registro de inventarios radica en la forma de obtener la información relativa a las existencias de mercancías: cuando se utiliza un procedimiento de inventarios periódicos se requiere levantar un inventario físico (toma física de inventarios); al aplicar un procedimiento de inventarios perpetuos, lasexistencias de mercancías se determinan efectuando un registro cada vez que se realiza una entrada o una salida de mercancías de la empresa. Cuando entra mercancía en el almacén debido a alguna operación de compra en un procedimiento de inventarios perpetuos, se debe registrar directamente en un asiento contable el aumento a la cuenta de inventario de mercancías o almacén. Esto significa que no secargará a la cuenta de compras (como se hace en el procedimiento analítico), sino que directamente se afectará la cuenta de inventario de mercancías. Asimismo, cada vez que se realiza una venta es necesario dar salida del inventario a la mercancía vendida, registrando el respectivo costo de ésta. Lo anterior permite tener información más oportuna referente a las existencias en almacén, ya que no serequiere hacer una toma física de inventarios para poder determinar las mismas, lo que ayuda a tener una planeación más efectiva de las cantidades y tiempos en que se deben surtir o vender mercancías.


Figura 7. Transacciones que implican variaciones en las existencias de mercancías.

El procedimiento de inventarios perpetuos para ejercer control de las operaciones de mercancías o decompra-venta, las cuales son compras, gastos sobre compras, devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, descuentos sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas sobre ventas y descuentos sobre ventas, utiliza sólo tres cuentas: almacén, costo de ventas y ventas, apoyándose de los gastos y productos financieros para ejercer el control de los descuentos tanto de compra como de venta. Losdescuentos sobre ventas se consideran productos financieros y los descuentos sobre compras se consideran gastos financieros.

Tarjetas auxiliares de almacén

Cuando se decide llevar manualmente el procedimiento de inventarios perpetuos se utiliza como base un kardex o tarjetas auxiliares de almacén, manejando cada tipo de mercancía en una tarjeta diferente. Esto es, si en la empresa se tienen 100tipos diferentes de mercancía entonces se deberá tener igual número de tarjetas auxiliares de almacén, es decir, la empresa manejará 100 tarjetas auxiliares de almacén diferentes. Cada una de esas tarjetas debe contener información sobre los movimientos, tanto en unidades físicas como monetarias, de la mercancía que representan durante todo el periodo, y la suma de todas las tarjetas es el saldo dela cuenta de almacén del Libro Mayor. ¿Cómo es y cómo se llena una tarjeta auxiliar de almacén en inventarios perpetuos? Contiene un encabezado donde se:
1. Especifica el nombre del artículo o tipo de mercancía que representa dicha tarjeta.
2. Precisa la ubicación física de la mercancía.
3. Define claramente la cantidad máxima de unidades que pueden almacenarse en la ubicación especificada en...