Almacenamiento de Datos

5.3.5. Almacenamiento de datos
Los datos son el alma de cualquier sistema de información, y la forma de almacenarlos es generalmente la decisión más crucial que debe tomarse. Esto implica dos cosas:
i) si los datos (ya sean todos ellos o algunos particulares) deben guardarse de forma centralizada o dentro de subdivisiones de la organización que los usa; y
ii) el medio de almacenamiento (talcomo papel o ficheros de ordenador) o medios en los que se guarden.
El mantenimiento de datos centralizados permite (al menos en teoría) el acceso de varios usuarios a los mismos datos y evita problemas de duplicación e inconsistencia, pero implica encabezamientos adicionales en forma de estructuras de organización para el mantenimiento (por ejemplo, la reposición de un fichero central precisa depersonal para emitir y archivar ficheros, mientras que una base de datos computadorizada necesita un administrador de datos más personal de soporte) y a menudo no son fácilmente accesibles para un individuo particular.
Existen tres grandes tipos de almacenamiento medio:
i) legible por el usuario;
ii) legible por el usuario con ayuda de una máquina y; iii) legible por una máquina.
Los medioslegibles por el usuario son aquellos que pueden ser leídos por una persona normal sin asistencia más compleja que la luz artificial y las gafas, tal como los documentos escritos convencionales. Esto incluye libros, manuales e informes, pero los ficheros de tarjetas y los ficheros "planos" tienen una especial importancia al almacenar el tipo de dato sobre el que he estado hablando.
En la figura 06se representa un fichero de tarjetas. Cada tarjeta tiene información sobre un ejemplo de una entidad, y se almacena en una caja (o en varias cajas); en un orden predefinido dado por los valores del atributo(s) usado como clave principal (por ejemplo, tarjetas de existencias ordenadas bien por el código del producto o por la descripción del producto; tarjetas de personal por orden alfabético delnombre). Si el fichero ocupa más de una caja, las cajas estarán convenientemente etiquetadas con el margen de valores de la clave primaria. Para encontrar información en tal tipo de fichero, se necesita o bien conocer la clave primaria, o bien examinar todas las tarjetas hasta encontrar la(s) que buscamos. Algunos sistemas de ficheros de tarjetas más complejos tienen columnas de agujeros en losbordes de las tarjetas, con pestañas extraíbles, que facilitan la selección según distintos criterios. Se pasa una aguja a través del agujero apropiado, se sacude y cae la tarjeta buscada.

La restricción principal de los ficheros de tarjetas es el limitado tamaño de las tarjetas que restringe la cantidad de información que puede contener cada ejemplo de la entidad. (Es posible hacer tarjetasmúltiples en una emergencia, pero es engorroso.)También implica la transcripción de la información en la tarjeta, lo que es tedioso y puede conducir a errores u omisiones.
Si se desea guardar más información sobre cada entidad, o los documentos en su forma original (como ocurre a menudo con la correspondencia, los pedidos, las formas de aplicación, etc., que contienen la firma de base) se usa un fichero"plano" (figura 07). Es una carpeta dentro de la cual los documentos van fijados por un alfiler, y generalmente el más reciente está encima. La parte frontal de la carpeta contiene algún tipo de descripción, y/o un número de fichero para identificarlo y, generalmente, un gran número de espacios que contienen los nombres de las personas que han usado (o actualizado) el fichero, y la fecha en quelo han hecho. Los ficheros están almacenados en cuartos de archivo por un orden establecido (por ejemplo, por número de fichero, o por orden alfabético del nombre).

Existen varios problemas con los ficheros legibles por personas:
i) son voluminosos; ii) sólo pueden, estar en un lugar al mismo tiempo;
iii) es virtualmente imposible acceder a ellos en un orden distinto del que está almacenada...