Alteraciones De La Agenda De Trabajo

Alteraciones de la agenda de trabajo
*visitas inesperadas
-Reciba y mantenga a sus visitantes afuera de su oficina no contribuya a las conversaciones inesesarias
-no recibir personas sin cita
-los visitantes de cuerda larga dejaran de serlo si no les permite sentarse

* Juntas inesperadas
-tratar de llevar acabo las juntas de pie lleva menos tiempo
-Invita solo a personas que supresencia sea innecesaria
-tratar de establecer los limites de tiempo y solo utiliza el tiempo determinado
-la secretaria debe tomar notas precisas

*interrupciones constantes
-programen tiempocada día para las interrupciones y eventos no programados
-no permita tomar asiento a los visitantes para que no se queden mucho tiempo
-si alguien pregunta tiene un minuto? Conteste que no-sacar las sillas extras de la oficina
- la secretaria se levanta y dirige a su visitante hacia la puerta

* Llamadas telefónicas
-marcar los puntos a discutir antes de comenzar la llamada-terminar rápido las platicas innecesarias
- establecer un horario tranquilo aceptando llamadas de urgencia
- la secretaria debe conseguir las respuestas de las llamadas que el jefe no acepto*Exceso de reuniones
-preguntarse si la reunión es realmente necesaria
-ver si se podría sustituir con una llamada telefónica
-si se puede tomar la decisión sin la necesidad de una reunión-mantener un limite de tiempo
* Exceso de urgencias
-evite hacerlo solo usted mismo entrene a su personal para que pueda hacerlo
-pedir soluciones por escrito

* Visitas al exterior
-haga una listade las cosas importantes que se tienen que hacer antes de salir de la empresa
-preguntar si alguien más podría hacer la actividad fuera de la empresa

* incompetencia de los jefes
-canceleactividades no productivas
-tomar decisiones aunque les falte información algunos riesgos son inevitables
-preguntarse si usted debería desarrollar esa actividad y alguien mas debería hacerlo....