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FORMULARIOS

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades i característica del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

Otra definición; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos yespacios en blanco en donde se escribirán datos ariables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole.
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Partes del formulario.

Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpodel formulario.

Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

Extremo inferior o pie:
Contiene losdatos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro

Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Objetivos específicos:
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad enlos procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que sesustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para la recolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.


Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad deinformación, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.

Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante químico, físico o carbonizado, y cuaderno.

Clasificación:
Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcionalpueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por variosservicios.
Según su ámbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

Elaboración de un formulario.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formulariosque compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o...