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Los métodos para recabar información para el análisis de puestos:

La información acerca de las obligaciones, responsabilidades y actividades de un puesto se puede obtener de distintas maneras.  En la práctica se puede usar alguna de ellas o combinar las técnicas que sirvan para el propósito que se persigue, a continuación las más importantes.

• La entrevista – existen tres tipos deentrevistas; entrevistas individuales con cada empleado, entrevistas de grupo con conjunto de empleados que tienen el mismo puesto y entrevistas a supervisores, con uno o varios supervisores que conocen a fondo el puesto que se analiza.  

• Los cuestionarios – lo más importante en decidir qué tan estructurado debe estar el cuestionario y qué preguntas habría de incluir.  Se entrega al empleado unarelación de hasta cientos de tareas y obligaciones específicas se le pide que marque si desempeña cada una de las tareas o no, y si lo hace, cuánto tiempo suele dedicar a cada una de ellas.  En el otro extremo, el cuestionario puede ser muy abierto y tan sólo pedir que el empleado describa las principales obligaciones de su puesto.  En la práctica el cuestionario más recomendado suele ser elintermedio.  Los cuestionarios, estructurados o no, tienen ventajas y desventajas.  El cuestionario es una vía rápida y eficiente para obtener información de muchos empleados y es menos caro que entrevistar a cientos de trabajadores.  No obstante, preparar el cuestionario y comprobarlo puede tomar mucho tiempo.

• La observación – la observación directa del trabajador ejecutando la labor, es muy útilcuando los puestos incluyen mucha actividad física observable por ejemplo conserje, obrero de línea entre otros.  La observación no suele ser aconsejable cuando el puesto tiene gran actividad mental que no se puede medir ejemplo abogado, ingeniero, diseñador entre otros.  Tampoco sirve cuando el empleado desempeña actividades importantes que sólo se presentan en ocasiones, como el caso de unaenfermera de urgencias.
La entrevista en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto
Con el método de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo con una o más personas que ocupen el puesto en la actualidad.
El analista emplea una lista de control (queserá descrita ulteriormente) para conducir la discusión. Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabidaen las distintas secciones de la descripción de puesto.
El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puesto basta con una muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emplea a diez personas, bastará con entrevistar a dos o tres de ellas
     
El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los miembros de mayor ymenor capacitación o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar las especificaciones mínimas y máximas del puesto.
Ventajas de la técnica de la entrevista
La técnica de entrevistas ofrece ciertas ventajas:
Logra la participación libre y directa de los empleados.
Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto.
Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejosde trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.
Desventajas de la técnica de la entrevista
Existen algunas desventajas enlas entrevistas para el análisis de puestos:
Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos para poder aportar información adecuada.
Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado los aspectos más generales delpuesto.
Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo.
Además, el supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace.
 
La preparación de los formularios de entrevistas
La Figura que aparece al lado presenta...