Amican History X

8 pasos para una reunión de trabajo exitosa
Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento, parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.
Autor: Bárbara Guerrero C.
Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones de trabajo, aquellas instancias creadas originalmente paradiscutir ideas y concretar planes de acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo un verdadera pérdida de tiempo.
Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron
hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en unamolestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.
Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe.Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.
A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa:

Una reuniónpuede ser exitosa si existe liderazgo, confianza y una buena organización.
1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo através de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.
2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación esnecesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo, aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos deduración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.
2
inShare
3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas quese discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.
4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Esto, porque se si busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la prioridad de temas que sevan a tratar en ésta. “Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión posterior”, sostiene Antonio Dieck, académico de la Universidad de Monterrey. Para...