Amor

ACTA DE REUNIÓN
ACTA DE REUNIÓN


Fecha y ciudad | 25 y 27 de Septiembre de 2012 |
Acta N° | 001 |
Lugar | Sala de juntas Linci S.A. |
Elaborada Por: | Andrés García |

CONVOCADOS | CARGO | FIRMA |
Linda Rodríguez | Aprendiz Sena | |
Vanessa Castellar | Aprendiz Sena | |
Johana Fernandez | Gerente | |
Andres Garcia | Coordinador HSEQ | |

Temas : |
Inducciónen el procedimiento de Recepción de documentos: Correspondencia general y Facturas. * Correspondencia general (Todo documento que no sea factura):Paso a paso para recibir correspondencia general: 1. Leer a quien va dirigida la correspondencia para verificar si trabaja en LINCI S.A. o SISPRO, sino no trabaja no recibir documento. 2. Abrir correspondencia recibida en presencia de quien entregala correspondencia, si el mensajero o persona que realiza la entrega se molesta debe explicarle que es una regla establecida por la compañía. 3. Verificar contenido del documento (leerlo) y corroborar que corresponde a la persona citada en el encabezado del documento y confirmar si a la persona que va dirigida el documento es la responsable y tiene la potestad del área correspondiente. 4.Luego de haber comprobado que el documento corresponde a la empresa y al empleado de la empresa, se procede a recibir el documento, se debe dejar constancia que se recibió el documento, la persona que esté en recepción firma copia y original colocando la hora y fecha del día que recibe el documento y colocar la siguiente leyenda: “Recibido no implica aceptación”, antes de firmar se debe verificarque la copia (recibido que se lleva el mensajero) es fiel copia del original. Si el documento recibido es para LINCI utilice el sello correspondiente. 5. Luego de recibir el documento, se diligencia formato físico que se encuentra ubicado en el servidor \\Servidor\grupo empresarial\SGI LINCI\5. GESTION HUMANA\Recepcion el nombre del archivo es Recibo de documentos y facturas, hoja de calculonombre Recibo de documentos se debe diligenciar en físico para registrar firmas al entregar documentos y de forma magnética en el servidor para que todos logren ver si existe algún documento pendiente por recibir, la recepción de SISPRO realizara este diligenciamiento por control remoto al servidor.Importante:RECEPCION LINCI: La hora sugerida para entregar correspondencia es a las 08:00 am, al momentode entregar la correspondencia se debe solicitarle a la Sra. Adonaith Saballeth (encargada de Servicios generales) que nos supla 30 minutos en la recepción ya que el puesto de trabajo no debe quedar solo, en este tiempo se entregara la correspondencia y diligenciara el formato físico del recibo de documentos, se escaneara documentos de personas que no estén en las instalaciones y se realizara lallamada correspondiente antes de escanear para comentarle que les llego a la recepción documento a su nombre y se identifica el objeto del documento y luego de escanear se confirma el recibido del mismo.Todo documento del Sr. Rengifo y JONICA S.A. se recibirá y se entregara a los responsables con una relación que debe firmar la persona que le recibe los documentos. * Recibo de Facturas:Lasfacturas y cuentas de cobro serán generadas por proveedores, suministros y servicios públicos.Paso a paso para recibir Facturas: 1. Servicios públicos: Al recibir facturas de servicios públicos se debe verificar los número de los nit de los recibos, esto deberá ser solicitado a Marilyn Sotelo, si llega un recibo con un nit nuevo o diferente debe informar de inmediato. Toda factura (de la empresa) deservicios públicos debe ser entregada a la Sra. Johana Fernandez para su aprobación, se debe verificar la fecha límite de pago y realizar seguimiento del pago, la factura debe ser devuelta a recepción 48 después de haberla entregado, la recepción es responsable de que la factura sea devuelta en el tiempo establecido para pasarla al área de contabilidad, en cada proceso de entrega debe quedar la...