Amores

Estructura de Archivo y Correspondencia
En el Instituto Nacional de Salud la estructura del archivo es la siguiente: Secretaría
General, Comité de Archivo, Grupo de Publicaciones, Biblioteca, Archivo y
Correspondencia, Area de Archivo y Grupo de Trabajo.
Secretaría General
Orienta el diseño e implementación de normas y procedimientos para el sistema de la
administración documental yla memoria institucional.
Comité de Archivo
Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4
del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.
Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de los archivos, según lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General de
Archivos del Archivo General de la Nación.
Las funciones del comité de archivo son las siguientes:
• definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos;
• fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación,salvaguarda, archivo
y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información
archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de
archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de
archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la
información que éste contiene y ladepuración y eliminación del documento;
• capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con
lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas
pertinentes;
• hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la
información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de lasdependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas
por el Comité;
• sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los
cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como
soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;
• proyectar y aprobar las actas de modificaciónde la tabla de retención documental,
TRD, para la institución las veces que sean requeridas;
• recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que
se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité;
• proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el
establecimiento y regulación del sistemaarchivístico para el Instituto;
• definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión
ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité,
y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine
el Comité por convocatoria del secretario técnico;
• las demás que le defina el Director y la Ley o susreglamentos. 8
El Comité de Archivo estará conformado, por las siguientes personas:
1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;
2. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado;
3. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado;
4. El responsable del Area de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario;
5. Además, podránasistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar
elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.
Grupo de Trabajo
Creado con el fin de dar apoyo a la Secretaría General en los asuntos relacionados con el
ajuste, actualización y aplicación de la Tabla de Retención Documental y los archivos de
Gestión de todas las dependencias del Instituto Nacional de...