análisis de puesto de una secretaria

Análisis de puesto de una secretaria
I. Información General del Puesto 

Nombre del Puesto: SECRETARIA/ RECEPCIONISTA 

Puesto del que depende Jerárquicamente: Jefatura de RecursosHumanos y Servicios Generales. 

Puesto(s) que supervisa 
Directamente: Ninguno 

II. Descripción General del Puesto: 
Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondenciainterna y externa, así como, controlar el centro de recursos y la biblioteca técnica y atender el conmutador. 

III. Descripción de Tareas o Funciones: 

1 Contestar y efectuar llamadastelefónicas 

2. Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuirla 

3. Elaborar cuadro diario, semanal y mensual de salida y entrada de correspondencia. 

4.Mantener actualizada la base de datos de las instituciones relacionadas con el: nombre de la empresa, persona contacto, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc. 

5. Administrar elcentro de recursos y la biblioteca técnica 

6. Apoyar a las diferentes unidades en labores secretariales 

7. Colaborar en la atención a los miembros del Consejo Directivo 

8. Atenderal público en general. 

9. Otras inherentes a su cargo y que le sean asignadas. 

IV. Perfil de contratación: 

Educación formal necesaria: 

Secretaria Ejecutiva 

Educación noformal necesaria: 

Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft Office: Word, Excel y Power 
Point. Redacción comercial y curso de técnicas de archivo. 

Experiencia laboralprevia: 

Un mínimo de Dos años de experiencia en puesto similar 

Conocimientos necesarios: 

Manejo del conmutador 
Manejo de Archivo 
Redacción 
Taquigrafía 
Manejo de archivo Internet 

Habilidades y Destrezas 

Uso de software y computadoras 
Uso de máquina de escribir 
Uso de fax 
Uso de fotocopiadora 
Buen trato en la atención al público 
Discreción