ANA

ANÁLISIS DE LAS
TÉCNICAS DE
ORGANIZACIÓN
Análisis de los Manuales
Administrativos

ANTECEDENTES

Historia de los manuales como herramienta en
la administración: Prácticamente reciente
Segunda Guerra Mundial: Durante el segundo
periodo se proporcionaban instrucciones por medio de
circulares, memorándums, instrucciones internas, etc.
Creación de los manuales: Fue posible llevar un
control de unaorganización:
•Personal (recurso humano)
•Políticas
•Estructura funcional
•Procedimientos, etc.

DEFINICIÓN DE MANUAL

«Un documento que contiene, en una forma ordenada
y sistemática información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimiento de una
empresa, que se consideran necesarios para una
mejor ejecución del trabajo»
-Duhalt Kraus Miguel A.Como
herramienta
decomunicación:
La
comunicación administrativa escrita, las instrucciones,
guías, instructivos, reglamentos, y los manuales en
forma de documento oficial, pueden considerarse
parte del control interno.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES
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•
•
•
•

Instruir acerca de objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar funciones y relaciones para: deslindar
responsabilidades, evitarduplicidad y omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecución de labores y
propiciar uniformidad en el trabajo.
Medio de integración y orientación a personal de
nuevo ingreso y facilitar su incorporación
Proporcionar información básica para la planeación
e implantación de reformas administrativas

POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE
LOS MANUALES
Posibilidades:
•Fuente permanente de información•Institucionalizan y establecen objetivos, funciones,
normas, etc.
•Evitan discusiones y malos entendidos
•Aseguran continuidad y coherencia
•Incrementan la coordinación en el trabajo
•Permiten la delegación en forma efectiva

Limitaciones:
•Si se elaboran de manera deficiente, se producen
serios inconvenientes en las operaciones
•El costo de producirlos y actualizarlos
•Su falta de actualización hace perderefectividad
•Se limitan a aspectos formales, dejando de lado los
informales
•Demasiado sintetizados: pierden utilidad, pero si
abundan pueden ser complicados

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
¿Cuál es el propósito que desea lograr?
Por su contenido:
•Historia del organismo
•Organización
•Políticas
•Procedimientos
•Contenido múltiple
•Adiestramiento o Instructivo
•Técnicos

Por función específica:•Producción
•Compras
•Ventas
•Finanzas
•Contabilidad
•Crédito y cobranzas
•Personal
•Generales

EL PROCESO DE ELABORACIÓN
1. Recopilación de la información
Métodos para recolectar la información:
•

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•
•

Investigación Documental: recolectar y hacer un
primer examen de la información escrita y gráfica.
Fuentes: archivos, personas, documentos, leyes,
circulares, instructivos, reportes, etc.Observación: cómo las personas realizan las
actividades y anotar todas las acciones; con esto se
verifica la investigación documental
Cuestionario: Describir hechos y opiniones, reunir
datos objetivos y cuantitativos
Entrevista: Descubre aspectos ocultos y ayuda a
verificar inferencias y observaciones

2. Procesamiento de la información: organizarlos
de manera lógica mediante el desarrollo del
proyectodel manual
 Análisis y depuración de la información
 Uniformar criterios en terminología y presentación
de la información
 Determinación de funciones y actividades:
sensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones
humanas, para lograr que el manual cumpla su
función

3. Redacción
 Definir los objetivos y la materia que tratará el
manual (historia, políticas, organización, etc.)
 Revisión dela versión final: revisar por un
especialista en corrección de estilo
 Lenguaje: sencillo, claro, preciso y comprensible
para los lectores

4. Elaboración de gráficas
La mayoría se integran por texto escrito; pero las
técnicas visuales contribuyen a que se entienda
mejor su contenido:
 Organigramas
 Diagramas de Flujo
 Cuadros de distribución de actividades
 Formas, etc.

5. Formato y...