Analisis de las tecnicas para el diseño de procedimientos

4.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

Al diagrama de flujo lo podemos definir como la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecución.

CARACTERISTICAS:

* Claridad: Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordena y concisa.

* Capacidad de comunicación: Permite la puesta en común deconocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.

* Están constituidos por un conjunto de pasos.

* Los pasos cuentan con un orden inalterable.

* Cada procedimiento tiene una función única.

* El propósito define la secuencia de pasos.

4.1.1 SÍMBOLOS Y FORMAS USADOS EN LOS DIAGRAMASIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Representa la ejecución de una actividad operativa

Indica un punto dentro del flujo en que se presenta una decisión o alternativas (preguntas o verificación de condiciones)

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba o genere en el procedimiento, el cual puedeidentificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; asi como el número de copias.

Indica que se archiva un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo de documento y se le puede agregar en su interior las siguientes literales:
A alfabético
B numérico
C cronológico

Indica que el documento se archiva en forma eventual oprovisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Indica conexión delprocedimiento con otro del mismo sistema, especificando en su interior el nombre del mismo.

Representa una interrupción del proceso.

4.1.2 RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIÓN DE SÍMBOLOS.

* Las actividades del procedimiento se muestran de izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los responsables de ejecutar las actividades, así como su secuencia a travésde flechas.

* Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre del procedimiento.

* Las actividades se expresaran en forma breve y precisa, e iniciaran con un verbo en tiempo presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.)

* La redacción del contenido del símbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe contener el nombre completode ella. En caso de utilizar iníciales para identificarla, se debe anotar su significado al pie de la hoja del diagrama

* Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con letra <O> y las copias mediante dígitos: <1>, <2>, <3>, etc. Es recomendable hacer esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo.

* El contenidodel símbolo conector puede ser alfabético o numérico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.

NOTA: En el caso de las empresas privadas, la simbología es la misma, lo que cambia son los procesos específicos; es decir, una empresa dedicada a la elaboración de sombreros no emplea los mismos procedimientos que una empresa que produce televisores.

4.1.3 CLASIFICACIÓN DEDIAGRAMAS DE FLUJO.

SEGÚN GÓMEZ CEJAS, GUILLERMO. AÑO 1.997:

* SEGÚN SU FORMA:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va...