Analisis De Problemas

El análisis de problemas y 16 consejos para el proceso de toma de decisiones.

Análisis de problemas y toma de decisiones. Reto principal para una gerencia efectiva.
Si algo caracteriza el trabajo de dirección es la toma de decisiones. Es el acto que inicia los procesos de trabajo en las organizaciones. Esto es lo que explica que, en los textos de Administración, el tratamiento de estetema se presente desde los primeros momentos, generalmente como parte de la función de Planeación.
En el texto de Koontz-Weirich esto se fundamenta en que “La toma de decisiones es la selección de un curso de acción, entre varias alternativas, y constituye, por tanto, la esencia de la planeación. No puede decirse que existe un plan si no se han tomado las decisiones de compromiso, entre otras”.Los especialistas relacionan el proceso de toma de decisiones con el análisis y solución de problemas, aclarando que, en el plano de la administración (dirección), un “problema” se define como la brecha existente entre el Estado Actual y el Estado Deseado. “Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda”.
Por tanto, el primer paso en la tomade decisiones es identificar el(los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir. Para Peter Drucker, una de las habilidades principales de un dirigente es su capacidad para identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más importantes que deben mejorarse en su organización.


Un especialista amplía esta definición planteando que existe un problema cuando:
Existe unadiscrepancia entre lo que ocurre y lo que debería estar ocurriendo.
• Quiero hacer algo al respecto.
• Hay algo que yo pueda hacer.
Lo primero que se destaca es que, para resolver un problema, es decir, tomar una decisión, usted tiene que estar dispuesto a enfrentarlo y, por tanto, asumir las consecuencias. Lo segundo, es que usted tenga alguna certeza de que pueda hacer algo para resolverlo,de lo contrario, no tiene sentido que dedique tiempo y energías a enfrentar “ese problema” que, como dicen los especialistas está “fuera de su área de influencia”. Estos son criterios que se aplican para determinar las prioridades sobre los problemas de que se ocupará el dirigente.
Las principales fuentes de información a las que puede acudir un dirigente para identificar problemas son:
•Incumplimiento de planes.
• Desviación (disminución, deterioro) de resultados anteriores.
• Quejas de clients.
• Desempeño de competidores, que pueden ocasionar pérdidas de clientes y mercados a la empresa.
• Preocupaciones sobre el desempeño y resultados de su entidad que le planteen sus superiores, colegas, inclusive subordinados.
• Cambios en el entorno que modifican tecnologías, tendencias enel mercado, expectativas de clientes, entre otros factores.
Varios especialistas proponen que la identificación de problemas se asuma como una búsqueda de oportunidades. Stoner plantea: “No siempre está claro si la situación que enfrenta un administrador presenta un problema o una oportunidad. Así, las oportunidades no aprovechadas crean problemas a las organizaciones, y a menudo se encuentranoportunidades mientras se explora un problema”.
Drucker define un “problema”, como: “algo que pone en peligro la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos”; y una “oportunidad” como: “algo que le ofrece a una organización la posibilidad de ir más allá de los objetivos que se ha fijado”.
La mejor comprensión de estos planteamientos, la logramos con una tecnología de consultoríaque nos trasladó una consultora extranjera hace unos años y que utilizamos mucho en los procesos de diseño de estrategias y programas de cambio organizacionales. Su creadora, Ann Overton, dice que “Dios creó el mundo en siete días y en el octavo creó los problemas”.

La connotación que tienen, en nuestra cultura, las palabras “problema” y “oportunidad” es tan diferente que nos parece imposible...