Analisis de Procesos

5.1. Análisis y mejora de Procesos
Consiste en la identificación y estudio de los procesos de trabajo, con la finalidad de lograr la mejora continua y un valor agregado.
Su objetivo es identificar, analizar y mapear los procesos de trabajo de las organizaciones para llevar a cabo la reingeniería, la reorganización y la mejora continua.

Que es un proceso?
Es el conjunto de actividades detrabajo interrelacionadas que se caracterizan por tareas particulares que pueden o no implicar valor agregado, con la finalidad de obtener ciertos resultados.

5.2. Elementos del Proceso.

1: El cliente o el usuario: Es el elemento mas importante de la prestación de un servicio, este puede ser:

Cliente no usuario interno: Es aquel al que se le proporciona un servicio dentro de la empresa(las áreas internas de la organización, que involucra un proceso).

Cliente o usuario externo: Es aquella persona o empresa ajena a la organización a quien se le proporciona un servicio.

2: Insumos: Las entradas y proveedores son el inicio del proceso, es necesario identificarlos, analizarlos y establecer acciones para mejorarlos.

3: Proceso: Es el conjunto de actividades que transforman oconvierten uno o mas insumos en resultados.

4: Salidas: Son los productos o servicios que se originan a partir del proceso y que se ofrecen a los clientes o usuarios.

Además de los elementos mencionados, generalmente un proceso se integra de otros componentes como:

Recursos Humanos. Es el conjunto de conocimientos, habilidades y aptitudes del personal que forma parte de una organización.Medio ambiente. Son las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo

Insumos. Son los bienes y servicios que se incorporan al proceso, que con el trabajo de los empleados y el apoyo de equipo, se transforma en otros bienes o servicios.

Método. Es el conjunto de etapas para realizar con orden una actividad.





5.3. Diagrama de flujo o de proceso.
Es una representacióngráfica, donde se detallan paso a paso las actividades para realizar una función.
La importancia de un diagrama de flujo radica en que:
Ejemplifica gráficamente el proceso
Permite conocer el tiempo en que se realizan cada actividad
Muestra a los responsables y su actividad dentro de los procesos
Es un instrumento que facilita la elaboración de procesos escritos y sus requerimiento
Facilita laidentificación de actividades innecesarias y situaciones problemáticas
Apoya la documentación de estandarización del proceso
Es un instrumento que sirve para capacitar a los colaboradores de la empresa

Las características de un diagrama de procesos son:
Tiene un principio y un fin
La finalidad de un proceso es generar otro proceso, producto o servicio
Existe para satisfacer las necesidades dela empresa
Todo proceso tiene un responsable
Transforma o complementa las entradas (valor agregado)
Se representa en un diagrama
Debe ser evaluado y mejorado
Mapeo de procesos
Es una representación gráfica sencilla de cómo opera el proceso en relación con sus proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo de diagrama es muy útil, ya que nos presenta un mapa de primer niveldel proceso.






5.4. Herramientas de control de proceso

Para el análisis de proceso se utilizan las siguientes herramientas de mejora:

La hoja de trabajo. Es una herramienta que permite identificar las actividades que componen al proceso, su secuencia, sus responsables, tiempos y volúmenes; así como las áreas de oportunidad en las que pudieran implementarse acciones de mejora.Diagramas de flujo de proceso. Se emplean para:
Identificar la trayectoria actual que sigue un proceso o servicio, con el fin de delimitar desviaciones y mejorarlo
Mostrar gráficamente los pasos de un proceso o servicio
Examinar cómo se interrelacionan los pasos de un proceso
Identificar “áreas de oportunidad” y prevenir errores

Ejemplo: en la vida diaria que constituye un proceso, con un...