analisis de procesos
















Análisis de los procesos:

¿Qué es?
Es una forma sistemática de documentar el flujo de todas las operaciones en cada una de las áreas funcionales de su empresa. Es una forma de conducir o administrar una organización concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas, esto, con el fin de lograr la plena satisfacción de los clientes.¿Cuáles son las características de un proceso?
Los procesos pueden y deben ser documentados, de modo que se puedan identificar los insumos y los recursos tanto materiales como humanos que se requieren para generar el producto o servicio esperado.
Debe ser una serie coordinada de tareas repetibles.
La frecuencia de reiteración depende de su mayor o menor demanda por parte de los beneficiarios delproceso.
Han de ser predecibles, de modo que permitan alcanzar un nivel de estabilidad que asegure que, si se siguen consistentemente las actividades del proceso, se alcanzarán los resultados deseados.

Clasificación de Análisis de Procesos:
Permite establecer criterios para clasificar los procesos de las organizaciones atendiendo a una jerarquía por niveles de importancia:

• Procesosestratégicos. Son los procesos responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la sociedad, del entorno y de las necesidades ciudadanas. El análisis y el conocimiento de los recursos disponibles permiten establecer las referencias y las guías para los procesos de niveles inferiores de manera que se facilite el despliegue de los planes y las políticas de la organización. Algunos ejemplosde procesos estratégicos son la planificación y el control financiero, la definición de políticas generales de la organización y el desarrollo de la política del equipo humano.

• Procesos clave. Estos procesos componen el saber hacer de la organización y afectan de modo directo a la prestación de los servicios y la satisfacción del usuario externo. Son los procesos que tienen contacto directocon el cliente, es decir, el ciudadano. La atención ciudadana en oficinas públicas, los sistemas de quejas y sugerencias, así como la prestación de cualquier servicio directo son ejemplos de procesos clave para la organización.

• Procesos de soporte o apoyo. Son los responsables de proveer a la organización de todos los recursos necesarios, tanto humanos, técnicos y materiales, a partir de loscuales es posible generar el valor añadido deseado por los usuarios. La gestión documental, los sistemas de información, la gestión de compras y la gestión del conocimiento son considerados generalmente como procesos de apoyo de las organizaciones. La gestión por procesos implica entender a la organización como un conjunto de procesos vinculados entre sí para alcanzar resultados.Representación gráfica de los procesos:

Un formato gráfico y visual siempre facilita la comprensión del proceso. La locución “una imagen vale más que mil palabras” alcanza todo su significado tanto para las personas que participan en el proceso como para aquéllas que no tienen relación alguna con el mismo.
Existen varias herramientas para representar los procesos:
• Diagrama de flujo. Es la representaciónvisual de los pasos de un proceso. Facilita la identificación de los puntos críticos y las áreas de oportunidad, mostrando la serie de actividades que lo constituyen. Los diagramas de flujo son especialmente útiles para visualizar las operaciones y facilitan la planificación y la coordinación de responsabilidades en diferentes áreas o procesos. Hay varias formas de desarrollarlo a través dedibujos, símbolos de ingeniería o figuras geométricas que deben poder ser interpretados por cualquier persona.

• Mapa de proceso simple. Al igual que el diagrama de flujo, el mapa es una representación del proceso. En este caso, se identifican tanto las personas participantes como las actividades que cada una de ellas desempeña en la ejecución del proceso. Su utilización permite evaluar cómo se...