analisis de puesto

OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acordecon los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
• Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
• Transcribe amáquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos decátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
• Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos deuso de la dependencia.
• Recibe y envía correspondencia.
• Opera la máquina fotocopiadora y fax.
• Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
• Realiza y recibe llamadastelefónicas.
• Actualiza la agenda de su superior.
• Toma mensajes y los transmite.
• Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.
• Brinda apoyo logísticoen la organización y ejecución de reuniones y eventos.
• Convoca a reuniones de la unidad.
• Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
• Actualiza el archivo de la unidad.
• Distribuye lacorrespondencia de la unidad.
• Elabora cheques.
• Desglosa y entrega cheques.
• Lleva control de caja chica.
• Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
• Tramita pasajes,alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
• Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
• Lleva control de los registros de asistencia delpersonal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
• Elabora actas de notas.
• Elabora hemeroteca.
• Ordena en los estantes libros, textos, revistas y...