Analisis de tecnicas de organizacion

UNIDAD 3. ANALISIS DE TECNICAS DE ORGANIZACIÓN
3.1 ANALISIS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

Ventajas:

• Asegura que todos comprendan el plan general, sus papeles y relacionespertinentes.

• Sirve como una guía para la preparación, clasificación del personal clave.

• Sirve como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación de progreso.

• Es fuente de experiencia de los funcionarios antiguos.

Objetivos de los Manuales Administrativos:

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas,procedimientos, normas, etc.

• Proporcionar información para la planeación e implementación de reformas administrativas.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

• Son una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos ymétodos.

3.1.1 REQUISITOS DE LOS ELEMENTOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:
1.- Manuales de Organización
2.- Manuales de Políticas
3.- Manuales de Normas y Procedimientos
4.- Manuales para Especialistas
5.- Manual del empleado
6.- Manual de contenido múltiple.
7.- Manuales de finazas
8.- Manuales del sistema

Las partesprincipales de un manual pueden ser las siguientes:
➢ Tabla de contenido
➢ Introducción
➢ Instrucciones para el uso del manual
➢ Cuerpo del manual
➢ Flujogramas
➢ Glosario de términos
➢ Conclusiones
➢ Recomendaciones
➢ Anexos

3.2 DIAGRAMAS DE FLUJO.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinascomo la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.
Características
Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto detérmino. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesosinterrelacionados, otras partes interesadas.
• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
• Identificar quién lo empleará y cómo.
• Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso a describir.
Ventajas de los diagramas de flujo
• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente losdibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que enellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Tipos de diagramas de flujo
• Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las...