Analisis De Un Caso

Análisis de un caso
Un día me llamaron y me comentaron lo siguiente: "nos pidieron que organicemos algo en donde el principal ingrediente sea la actualización, la trascendencia y la recuperación de las experiencias de 40 años, ya que a través de ese evento vamos a dar a conocer el trabajo realizado y de lo que somos capaces de hacer y transmitir dos departamentos académicos diferentes" de launiversidad.
Ante este reto: ¿qué hubieran pensado?, ¿qué se les ocurre?, ¿qué harían Uds.?, ¿cómo inician el trabajo?, ¿a quién preguntar y recurrir ante tremendo reto?, ¿cómo integrar algo que está desintegrado? ...
Bien, después de un gran tiempo de búsqueda, entrevistas y desveladas nos dimos a la tarea: primero de integrar un equipo de dos y tratar de administrar la escasez; segundo, decidimosllevar a cabo un ciclo de conferencias de alto nivel que tratara de reflejar algo de las peticiones del cliente: "nuestros jefes" y los directivos encargados de la celebración del aniversario de la universidad.
Lo que a continuación narraré es parte del proceso que vivimos en un período de 6 meses y el sueño fallido de un evento con poca respuesta pero con una gran trascendencia en elaprendizaje y en la contribución de una imagen favorable sobre lo que somos y seremos capaces de hacer a futuro en los departamentos del área de mercadotecnia y administración. 

Para la organización del Ciclo de Conferencias partimos de los siguientes supuestos:
A los exalumnos, pequeños y medianos empresarios, académicos y alumnos de las áreas económico administrativas les interesa actualizarse yconocer más sobre las tendencias de los mercados y las tendencias en la administración de las organizaciones.
Contar con un grupo de gente reconocida en el medio de los negocios y la academia sería una mezcla adecuada para atraer la atención del público empresarial, universitario y exalumnos.
Un evento bien diseñado, donde participan los expertos de cada área (ejemplo: publicistas, promotores,académicos y alumnos) nos asegura un grado de éxito en la organización e implantación del ciclo de conferencias. Además de completar las conferencias con aspectos culturales y sociales (un concierto de música de cuerdas y un brindis).
En general a los Directivos Universitarios y Comunidad Universitaria les interesan los temas relacionados con la economía, los valores administrativos, tendencias delmercado y los temas relacionados con el medio ambiente y la dinámica empresarial.
Pero... ¿qué sucedió?
Se diseñó un ciclo de conferencias en abril. Se seleccionó que fuera en fechas accesibles, antes de un período de vacaciones (semana santa) y en donde no hubiese otros eventos en la Universidad.
Se invitó a los profesores de publicidad y se contrató una agencia para el diseño de la imagen delciclo de conferencias. Se planeó una campaña de prensa y radio, además de impresos, póster y trípticos.
Se decidió que una promoción directa sería más conveniente. Se utilizó el banco de datos de egresados de las áreas económico-administrativas y se envió por correo una invitación al evento.
El costo del evento se hizo de acuerdo a los gastos y no necesariamente se buscaba un lucro. El principiobásico fue que el ciclo de conferencias fuera autofinanciable y sobre esta base se definió el costo del evento ($ 900.00 público en gral. y $450.00 estudiantes y egresados). Con el objetivo de contar por lo menos con 500 asistentes. También se le otorgó el 50% de beca a los profesores del área.
Integración del equipo de trabajo: 2 responsables (uno por cada área académica), 3 alumnas de serviciosocial y apoyo puntual de una maestra y un grupo de 10 alumnos que apoyaron en la logística y como edecanes. 
Perfil de nuestro cliente:
- Pequeños y medianos empresarios interesados por su actualización. 
- Egresados interesados por continuar en comunicación con la universidad y por actualizarse. 
- Estudiantes de las áreas económico-administrativas. 
- Gente preocupada por el medio social,...