Analisis diseño y control de formatos

Análisis, diseño y control de formatos
I. GENERALIDADES:

1. Concepto:
Un Formato es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón,cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica. Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la queconvencionalmente se llama variable. En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada. Un Formato se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la informaciónvariable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.
PARTES DEL Formato.
Extremo superior o cabeza:
Se utilizapara los datos iniciales del formato, como identificación del organismo, título o denominación y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo delformato.
Cuerpo del formato:
Contiene el mayor grupo de datos del formato, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener,mediante la utilización del formato. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.
Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre oconclusión del formato, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro
Objetivo:
Llenar las necesidades que lasoficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Objetivos específicos
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos,sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan...