ANALISIS DOCUMENTOS Y REGISTROS




FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN


ESCUELA DE CONTABILIDAD SUPERIOR


ASIGNATURA:
Auditoria de Calidad


NOMBRE:
Ana Gabriela Torres Cabrera


DOCENTE:
Ing. Benjamín Herrera

CURSO:
9no F


FECHA:
10 de Abril de 2015
ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Y REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Análisis del procedimiento de Control de los documentos:

El control de documentos es uno de losrequisitos de la norma ISO 9001 más importantes debido a que el Sistema de Gestión de Calidad está compuesto por documentos entonces el control de los mismos es una actividad primordial para la implementación y mantenimiento del sistema.

También es importante porque plasma las practicas llevadas a cabo en la organización por lo tanto es la guía para el buen funcionamiento de la misma, ladocumentación del sistema describe los procesos y responsabilidades de trabajo, razón por la que debe estar actualizada siempre.
Con este antecedente, se observa que el procedimiento de control de documentos se encuentra bien elaborado debido a que:

En sus 6 puntos nos explica los pasos a seguir para establecer un método de control para la elaboración, revisión, identificación, aprobación, emisión ydistribución de la documentación que se maneja dentro del sistema de gestión de calidad de la organización.

Cumple con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001: 2008, numeral 4.2.3 Control de los documentos como son

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

Establece los responsables por los procesos, quienes necesitan verificar los documentos antes de suemisión.  Generalmente personas con mucho conocimiento y autoridad por las actividades.  Es muy común firmar los documentos con firmas de las personas responsables por elaborar y aprobar documentos.

b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.

Los procesos y actividades pueden ser actualizados a cualquier momento, por eso es necesario revisar los documentossiempre, una sugerencia es la revisión anual o en dos años de todos los documentos del SGC para verificar se están adecuados a las actividades y procesos.

c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos,

Usted necesita describir en sus documentos el número de revisión. Por ejemplo revisión 0, revisión 1, revisión 2, en todos los documentos.  Escomún registrar los principales contenidos de los cambios en la primera hoja de un procedimiento o Manual de Calidad

d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,

Usar una lista maestra de documentos puede facilitar el proceso de distribución y control de los documentos, para cada punto identificable y aplicable.   Lalista maestra ayuda a visualizar los documentos que deben estar en cada área/proceso de la empresa, facilitando su control. Así cuando una nueva versión de un documento es producida, las áreas aplicables reciben un comunicado o el propio documento con copia controlada.

e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables

La opción de formato de documento y sualmacenamiento es muy crítica en el control de documentos, para continuar legibles e identificables por un largo tiempo.  En algunas aplicaciones, los documentos puede que sean utilizados en lugares donde su conservación pueda ser comprometida.  

f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución,
 
Documentos de origen externo (aquellos que son producidosfuera de la empresa, documentos de clientes, proveedores, leyes, reglamentos y normas.) y necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de los clientes deben ser controlados.  Usted puede también adoptar una lista maestra de control de los documentos de origen externo, estos documentos pueden ser también controlados por la lista maestra de documentos internos.

g) prevenir el...